So erstellst du eine Microsoft Teams Besprechung

Dies ist ein unabhängiger Leitfaden. Er ist weder mit Microsoft Corporation verbunden noch von ihr unterstützt.

Du wurdest gerade zum Teamleiter befördert. Deine erste Aufgabe? Ein wöchentliches Meeting mit acht Personen in drei Zeitzonen einrichten. Du öffnest Microsoft Teams, starrst auf die Oberfläche und fragst dich, wo der Button zum Erstellen einer Besprechung ist.

Damit bist du nicht allein. Eine Microsoft Teams Besprechung zu erstellen sollte einfach sein, aber Teams bietet mindestens vier verschiedene Wege: den Kalender in der Desktop-App, die Webversion, die Outlook-Integration und die Mobile-App. Jeder funktioniert etwas anders.

Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du eine Microsoft Teams Besprechung auf jeder Plattform erstellst. Du erfährst, wie du Besprechungen planst, teilbare Links erstellst, externe Gäste einlädst und wiederkehrende Besprechungen einrichtest. Außerdem erklären wir, was der kostenlose Plan kann und was nicht.

Was du vor dem Erstellen einer Teams Besprechung brauchst

Bevor du deine erste Besprechung erstellst, stelle sicher, dass die Grundlagen vorhanden sind.

Ein Microsoft-Konto. Du brauchst entweder ein kostenloses Microsoft-Konto oder ein kostenpflichtiges Microsoft 365-Abonnement. Die kostenlose Version von Teams ermöglicht Besprechungen mit bis zu 100 Teilnehmenden für 60 Minuten. Kostenpflichtige Pläne erweitern das auf 300 Teilnehmende und bis zu 30 Stunden pro Besprechung.

Die Teams-App (optional, aber empfohlen). Du kannst Teams im Browser unter teams.microsoft.com nutzen, aber die Desktop- und Mobile-Apps sind bei längeren Anrufen stabiler. Lade die App von der Microsoft-Website oder dem App Store deines Geräts herunter.

Kalenderzugang. Wenn du einen Microsoft 365-Plan hast, ist Teams direkt mit dem Outlook-Kalender verbunden. Besprechungen, die du in einer der Apps erstellst, erscheinen in beiden. Beim kostenlosen Plan nutzt du den integrierten Teams-Kalender.

Stell dir vor: Max aus dem Kundenservice muss eine Teams Besprechung mit einem Kunden einrichten, der Gmail nutzt und kein Microsoft-Konto hat. Gute Nachricht: Externe Gäste können jeder Teams Besprechung über einen Browser-Link beitreten, ohne sich anzumelden. Max schickt den Link und der Kunde klickt zum Beitreten. Kein Download, kein Konto nötig.

So erstellst du eine Microsoft Teams Besprechung (Desktop-App)

Die Desktop-App ist der häufigste Weg, eine Teams Besprechung zu erstellen. Der Vorgang dauert etwa 30 Sekunden, wenn du weißt, wo du klicken musst.

Wenn du jetzt sofort eine Besprechung brauchst statt einer geplanten, überspringe den Kalender. Gehe in einen beliebigen Chat oder Kanal, klicke auf das Kamera-Symbol im Nachrichtenfeld und wähle «Jetzt besprechen». Teams startet einen sofortigen Anruf und du kannst Personen spontan einladen.

Möchtest du vor dem Anruf deinen Hintergrund anpassen? Ein aufgeräumter Hintergrund hilft, den Fokus auf den Inhalt zu halten.

So planst du eine Teams Besprechung in Outlook

Wenn deine Organisation Microsoft 365 nutzt, teilen sich Outlook und Teams denselben Kalender. Du kannst eine Teams Besprechung direkt aus Outlook planen, ohne die Teams-App zu öffnen.

Aus Outlook Desktop (Windows oder Mac):

1. Öffne Outlook und wechsle zur Kalenderansicht
2. Klicke auf «Neues Ereignis» oder «Neue Besprechung»
3. Klicke in der Besprechungs-Symbolleiste auf den Button «Teams-Besprechung» (er kann auch «Onlinebesprechung hinzufügen» lauten)
4. Ein Teams-Beitrittslink wird automatisch in den Besprechungstext eingefügt
5. Füge Teilnehmende hinzu, lege Datum und Uhrzeit fest und klicke auf «Senden»

Aus Outlook im Web (outlook.office.com):

1. Gehe zum Kalender und klicke auf «Neues Ereignis»
2. Aktiviere im Ereignisformular die Option «Teams-Besprechung»
3. Fülle die Details aus und klicke auf «Speichern» oder «Senden»

Der Teams-Besprechungslink erscheint in der Kalendereinladung, und Teilnehmende können über Outlook oder Teams beitreten. Diese Methode ist besonders praktisch, wenn du hauptsächlich in Outlook arbeitest und nicht extra die App wechseln möchtest.

Mehr zum Thema Besprechungen auf verschiedenen Plattformen findest du in unserem Leitfaden für Online-Meeting-Plattformen.

So erstellst du einen Teams-Besprechungslink zum Teilen

Manchmal brauchst du einen Besprechungslink, bevor du weißt, wer teilnimmt. Vielleicht möchtest du ihn in einen Slack-Kanal posten, per E-Mail an einen Verteiler senden oder in ein Projektmanagement-Tool einfügen.

Methode 1: Link aus einer geplanten Besprechung kopieren. Nachdem du eine Besprechung geplant hast (mit einer der oben beschriebenen Methoden), öffne die Besprechungsdetails in deinem Teams-Kalender. Klicke auf «Beitrittslink kopieren» und füge ihn dort ein, wo du ihn brauchst.

Methode 2: Erstelle einen «Jetzt besprechen»-Link. Klicke im Teams-Kalender auf den Dropdown-Pfeil neben «Neue Besprechung» und wähle «Jetzt besprechen». Vor dem Beitritt siehst du die Option «Beitrittslink kopieren». Teile diesen Link mit den gewünschten Personen.

Methode 3: Nutze die Teams-Web-App. Gehe zu teams.microsoft.com, öffne den Kalender und erstelle eine Besprechung. Der Beitrittslink ist nach dem Speichern in den Besprechungsdetails verfügbar.

Externe Gäste brauchen weder ein Teams-Konto noch die App. Sie können den Link in Chrome, Edge oder Firefox öffnen und direkt über den Browser beitreten. Teams fordert sie auf, vor dem Verbinden einen Anzeigenamen einzugeben.

Brauchst du schnell einen Besprechungslink für das Team-Standup? Tipp: Gib /meetnow in die Befehlsleiste oben in Teams ein. Das erstellt eine sofortige Besprechung mit einem Link zum Teilen.

So erstellst du eine Teams Besprechung auf dem Handy

Die Teams Mobile-App für iOS und Android unterstützt die vollständige Besprechungsplanung. Die Oberfläche ist im Vergleich zum Desktop vereinfacht, aber die Kernfunktionen sind dieselben.

1. Öffne die Teams-App auf deinem Handy
2. Tippe auf den Kalender-Tab am unteren Bildschirmrand
3. Tippe auf den +-Button oben rechts
4. Gib Besprechungstitel, Datum, Uhrzeit und Teilnehmende ein
5. Tippe auf Fertig oder Senden, um die Besprechung zu planen

Um eine sofortige Besprechung vom Handy zu starten, tippe in einem beliebigen Chat auf das Kamera-Symbol und wähle «Jetzt besprechen».

Mobile Besprechungen eignen sich gut für kurze Anrufe, aber für längere Sessions mit Bildschirmfreigabe oder Präsentationen bietet die Desktop-App die bessere Erfahrung. Die Mobile-App unterstützt auch den Beitritt über einen Link – du kannst einen Teams-Besprechungslink teilen und die Person tritt über den Handybrowser bei, auch ohne installierte App.

So richtest du eine wiederkehrende Teams Besprechung ein

Wöchentliche Standups, zweiwöchentliche 1:1-Gespräche, monatliche All-Hands. Die meisten Teams haben Besprechungen, die sich regelmäßig wiederholen. Teams unterstützt wiederkehrende Besprechungen nativ.

Beim Erstellen einer neuen Besprechung (am Desktop oder in Outlook) suche nach dem Dropdown Wiederholen oder Serienmuster. Die Optionen umfassen:

• Täglich (jeden Werktag oder jeden Tag)
• Wöchentlich (bestimmte Wochentage auswählen)
• Monatlich (gleiches Datum jeden Monat oder Muster wie «erster Dienstag»)
• Benutzerdefiniert (eigenes Intervall festlegen)

Lege ein Enddatum fest oder lass die Besprechung unbegrenzt wiederholen. Alle Termine teilen denselben Link – Teilnehmende speichern ihn einmal und treten jedes Mal bei.

Praxistipp: Lisa, Scrum Master, richtet ein wiederkehrendes 15-minütiges Standup um 9:15 Uhr an jedem Werktag ein. Sie pinnt denselben Link im Chat-Kanal des Teams. Neue Teammitglieder klicken am ersten Tag einfach auf den gepinnten Link. Keine Kalendereinladung suchen nötig.

Wiederkehrende Besprechungen teilen auch einen gemeinsamen Chat-Thread. Notizen, Dateien und Nachrichten aus jeder Sitzung sammeln sich in einer Unterhaltung, was das Nachschlagen der Themen der letzten Woche erleichtert.

Mehr Ideen für effektive Remote-Standups findest du in unserem Leitfaden für virtuelle tägliche Standups.

So lädst du externe Gäste zu einer Teams Besprechung ein

Teams Besprechungen beschränken sich nicht auf Personen innerhalb deiner Organisation. Du kannst Kunden, Freelancer oder Partner einladen, die kein Microsoft-Konto haben.

So lädst du einen externen Gast ein:

1. Erstelle eine neue Besprechung (mit einer der oben beschriebenen Methoden)
2. Gib im Teilnehmerfeld die vollständige E-Mail-Adresse des Gastes ein
3. Sende die Einladung

Der Gast erhält eine Standard-Kalendereinladung mit einem Link «An Microsoft Teams Besprechung teilnehmen». Beim Klicken hat er zwei Optionen:

• Im Browser beitreten (kein Download nötig). Funktioniert in Chrome, Edge und Firefox.
• Die Teams-App herunterladen und über den Desktop- oder Mobile-Client beitreten.

Browser-Gäste bekommen eine vereinfachte Erfahrung. Sie können ihren Bildschirm teilen, den Chat nutzen und an Audio/Video teilnehmen. Einige Funktionen wie Gruppenräume, Reaktionen und Hintergrundeffekte können je nach Browser eingeschränkt sein.

Wenn der IT-Administrator deiner Organisation den externen Zugang eingeschränkt hat, landen Gäste möglicherweise im Wartebereich und warten, bis jemand sie einlässt. Der Besprechungsorganisator oder ein Präsentator kann Gäste über das Teilnehmerpanel zulassen.

Für Teams, die regelmäßig mit externen Kunden zusammenarbeiten, lohnt sich eine offenere Plattform. Unser Leitfaden zu Microsoft Teams Alternativen stellt Tools vor, die organisationsübergreifende Meetings erleichtern.

Tipps für bessere Microsoft Teams Besprechungen

Die Besprechung einzurichten ist der einfache Teil. Eine gute Besprechung zu leiten erfordert etwas mehr Überlegung.

1. Lege eine Agenda in der Besprechungsbeschreibung fest. Füge beim Planen 3 bis 5 Stichpunkte in das Beschreibungsfeld ein. Teilnehmende sehen die Agenda vor dem Beitritt und können sich vorbereiten.

2. Nutze den Wartebereich. Bei Besprechungen mit externen Gästen lasse den Wartebereich aktiviert. Das verhindert, dass Personen vor dem Organisator beitreten, und gibt dir Kontrolle über den Zutritt.

3. Weise Rollen zu. Lege in den Besprechungsoptionen bestimmte Personen als Präsentierende fest, wenn sie ihren Bildschirm teilen müssen. Belasse alle anderen als Teilnehmende, um versehentliche Bildschirmfreigaben zu vermeiden.

4. Starte pünktlich, beende 5 Minuten früher. Aufeinanderfolgende Meetings sind die Beschwerde Nummer eins im Remote-Work. Plane Besprechungen von 25 oder 50 Minuten statt 30 oder 60.

5. Zeichne bei Bedarf auf. Wenn die Diskussion Entscheidungen oder Aufgaben beinhaltet, starte die Aufzeichnung. Sie wird auf OneDrive gespeichert und enthält eine Transkription. Die vollständige Anleitung findest du in unserem Leitfaden zum Aufzeichnen in Microsoft Teams.

6. Nutze Gruppenräume für Workshops. Bei Besprechungen mit mehr als 8 Personen teile die Gruppe mit Teams Gruppenräumen auf. Kleine Gruppen erzeugen bessere Diskussionen als ein großer Anruf.

7. Teste dein Audio vorab. Teams hat eine integrierte Testanruf-Funktion. Erfahre in unserem Audio-Test-Leitfaden für Teams, wie du sie nutzt.

Microsoft Teams Besprechungen: Kostenlos vs. kostenpflichtig

Die kostenlose Version von Teams deckt die Grundlagen ab, aber kostenpflichtige Pläne schalten längere Besprechungen und zusätzliche Funktionen frei. Hier ein kurzer Vergleich:

Microsoft Teams Free:

• Bis zu 100 Teilnehmende
• 60-Minuten-Limit pro Besprechung (bei 3+ Teilnehmenden)
• Bildschirmfreigabe und Hintergrundeffekte
• Keine Besprechungsaufzeichnung (es sei denn, du hast ein Microsoft 365 Personal- oder Family-Abonnement)
• Keine Gruppenräume
• Keine Besprechungstranskription

Microsoft 365 Business Basic und höher:

• Bis zu 300 Teilnehmende
• Besprechungen bis zu 30 Stunden
• Besprechungsaufzeichnung mit automatischer Transkription
• Outlook-Kalender-Integration
• Gruppenräume
• Benutzerdefinierte Hintergründe und Together-Modus

Aktuelle Plandetails und Preise findest du unter microsoft.com/en-us/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options.

Wenn du den kostenlosen Plan nutzt und an Grenzen stößt, überlege, ob ein klassischer Videoanruf überhaupt das richtige Format ist. Für informelle Teamtreffen und Networking-Events ermöglichen Spatial-Plattformen wie Flat.social ungezwungenes Zusammenkommen, ohne den Kalender aller zu blockieren.

Microsoft, Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook, OneDrive und SharePoint sind Marken der Microsoft Corporation. Diese Website ist weder mit Microsoft Corporation verbunden noch von ihr unterstützt oder gesponsert.