Slack Workflow Builder: So automatisierst du die Arbeit deines Teams

Dies ist ein unabhängiger Leitfaden. Nicht verbunden mit oder unterstützt von Slack Technologies, LLC oder Salesforce, Inc.

Jedes Team hat wiederkehrende Aufgaben, die Zeit fressen: Standup-Updates sammeln, Support-Anfragen weiterleiten, an Deadlines erinnern. Du könntest jemanden bitten, das alles von Hand zu erledigen — oder du lässt Slack die Arbeit übernehmen.

Slack Workflow Builder ist ein No-Code-Automatisierungstool, das direkt in Slack integriert ist. Du kannst damit Workflows erstellen, die automatisch ausgelöst werden, Informationen über Formulare sammeln, Nachrichten versenden und andere Apps anbinden. Dafür brauchst du keine einzige Zeile Code.

Dieser Leitfaden zeigt dir, was der Workflow Builder ist, wie du deinen ersten Workflow einrichtest, echte Beispiele zum Nachmachen und Tipps für zuverlässige Automatisierungen. Wenn du die Plattform selbst noch nicht kennst, starte mit unserem Was ist Slack-Leitfaden.

Slack-Workflow-Beispiele

Hier sind fünf Workflows, die Teams tatsächlich nutzen. Jeder einzelne ersetzt einen manuellen Prozess durch etwas, das von allein läuft.

1. Täglicher Standup-Bot

Löse jeden Werktag um 9 Uhr einen Workflow in deinem Teamkanal aus. Der Workflow sendet ein Formular mit drei Fragen: "Was hast du gestern abgeschlossen?", "Woran arbeitest du heute?" und "Gibt es Blocker?" Die Antworten werden automatisch im Kanal gepostet, sodass das gesamte Team Updates sieht, ohne ein synchrones Meeting einzuplanen.

Rachels Engineering-Team verbrachte früher jeden Morgen 15 Minuten in einem Standup-Call. Die Hälfte der Zeit ging dafür drauf, darauf zu warten, dass sich jemand entmutet. Sie hat einen Standup-Workflow gebaut, der Antworten asynchron sammelt. Das Team bekommt die gleiche Transparenz in zwei Minuten Lesezeit statt 15 Minuten Wartezeit. Für tiefere Diskussionen gibt es weiterhin einen wöchentlichen Videocall, aber die tägliche Zeremonie ist Geschichte.

2. Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende

Auslöser: Jemand tritt dem Kanal #new-hires bei. Der Workflow sendet eine Willkommensnachricht mit einer Checkliste: Profil einrichten, Mitarbeiterhandbuch lesen, 1:1 mit dem Manager vereinbaren, den Teamkanälen beitreten und Sicherheitstraining absolvieren. Jeder Punkt verlinkt auf die passende Ressource. Drei Tage später folgt eine Nachricht mit der Frage, ob Hilfe benötigt wird.

Karim aus der Personalabteilung schickte früher jeder neuen Person dieselbe Onboarding-E-Mail und folgte eine Woche später manuell nach. Seit er diesen Workflow erstellt hat, erhalten neue Mitarbeitende im Moment des Slack-Beitritts einheitliche Anweisungen. Karim schätzt, dass er pro Person etwa zwei Stunden spart — und nichts mehr durchs Raster fällt.

3. Urlaubsantrag-Formular

Erstelle einen Link-Trigger-Workflow, der ein Formular mit Urlaubsart, Startdatum, Enddatum und optionalen Anmerkungen öffnet. Nach dem Absenden postet der Workflow eine formatierte Anfrage in #pto-requests und sendet eine DM an die zuständige Führungskraft zur Genehmigung. Die Führungskraft klickt auf "Genehmigen" oder "Ablehnen", und die anfragende Person wird benachrichtigt.

4. Bug-Report-Routing

Auslöser: Jemand postet in #bug-reports. Der Workflow öffnet ein Formular, das Schweregrad, betroffene Funktion, Schritte zur Reproduktion sowie erwartetes und tatsächliches Verhalten erfasst. Basierend auf dem Schweregrad leitet bedingte Logik kritische Bugs mit einer @channel-Erwähnung an #incidents und Bugs mit niedriger Priorität an den Backlog-Kanal weiter.

5. Wöchentliche Team-Pulsumfrage

Jeden Freitag um 15 Uhr postet der Workflow ein kurzes Formular im Teamkanal: "Wie war deine Woche? (1–5)", "Was lief gut?" und "Was könnte besser laufen?" Die Antworten bleiben anonym und werden als Zusammenfassung gepostet. Führungskräfte nutzen das, um Burnout frühzeitig zu erkennen und Probleme anzugehen, bevor sie eskalieren.

Für einen detaillierten Blick auf die Einrichtung von Kanälen für diese Workflows, siehe unseren Leitfaden zum Erstellen eines Slack-Kanals.

Workflow Builder: Welche Tarife sind enthalten?

Der Workflow Builder ist im kostenlosen Slack-Tarif nicht verfügbar. Du benötigst einen kostenpflichtigen Tarif.

Pro, Business+ und Enterprise+:

• Workflows mit Triggern erstellen (Link, Zeitplan, Kanal-Events, Webhooks)
• Integrierte Schritte: Nachricht senden, Formular öffnen, Antworten sammeln
• Bedingte Logik (Wenn/Dann-Verzweigung basierend auf Formularantworten oder Variablen)
• Konnektoren, die externe Apps anbinden (Google Sheets, Jira, Salesforce und weitere)
• Benutzerdefinierte Variablen und Datenverarbeitung
• Workflow-Aktivitätsprotokolle zur Fehlersuche
• Unbegrenzte aktive Workflows

Wenn du den kostenlosen Tarif nutzt und den Workflow Builder verwenden möchtest, musst du mindestens auf den Pro-Tarif upgraden. Aktuelle Preise findest du auf slack.com/pricing.

Einen umfassenden Vergleich der Slack-Tarife findest du in unserem Leitfaden zu Slack nutzen.

Tipps für effektive Workflows

Der Workflow Builder ist einfach zu bedienen, aber ein paar Gewohnheiten sparen dir Kopfschmerzen, wenn deine Automatisierungen wachsen.

Halte Workflows fokussiert. Jeder Workflow sollte eine Sache gut erledigen. Ein Standup-Bot sammelt Standups. Ein Urlaubs-Workflow bearbeitet Urlaubsanträge. Versuche nicht, einen Mega-Workflow zu bauen, der fünf unterschiedliche Prozesse abdeckt. Kleinere Workflows lassen sich leichter debuggen und warten.

Teste zuerst mit einer kleinen Gruppe. Bevor du einen Workflow in einem 200-Personen-Kanal startest, teste ihn in einem privaten Kanal mit zwei oder drei Personen. So findest du Formatierungsprobleme, fehlende Variablen und unverständliche Formularlabels, bevor alle sie sehen.

Nutze Variablen, um Nachrichten zu personalisieren. Der Workflow Builder erlaubt dir, Variablen aus früheren Schritten in spätere Nachrichten einzufügen. Statt "Jemand hat einen Bug-Report eingereicht" poste lieber "{{submitter}} hat einen {{severity}}-Bug in {{feature}} eingereicht." Konkrete Nachrichten erhalten schnellere Reaktionen.

Nutze bedingte Logik in kostenpflichtigen Tarifen. Wenn dein Team einen kostenpflichtigen Slack-Tarif hat, verwende Wenn/Dann-Verzweigungen, um Workflows basierend auf Antworten zu steuern. Ein Bug-Report-Workflow kann kritische Probleme an #incidents und niedrig priorisierte an #backlog senden. Ein Urlaubsantrag kann Anfragen unter drei Tagen automatisch genehmigen und längere an eine Führungskraft eskalieren.

Benenne Workflows eindeutig. Nutze beschreibende Namen wie "Tägliches Standup – Engineering" oder "Urlaubsantrag-Formular". Wenn du 20 Workflows hast, hilft "Mein Workflow (3)" niemandem herauszufinden, was er tut.

Überprüfe und bereinige regelmäßig. Workflows können veralten. Ein Kanal wird archiviert, ein Team wird umstrukturiert oder ein Prozess ändert sich. Prüfe deine aktiven Workflows jedes Quartal und deaktiviere alles, was nicht mehr relevant ist.

Weitere Ideen zur Integration von Slack in den Teamalltag findest du in unserer Liste der besten Slack-Apps für Remote-Arbeit.

Slack ist eine Marke von Slack Technologies, LLC, einem Salesforce-Unternehmen. Diese Website ist nicht mit Slack Technologies, LLC oder Salesforce, Inc. verbunden, wird nicht von ihnen unterstützt oder gesponsert.

Hey! Wenn du schon mal hier bist, schau dir Flat.social an

Der Slack Workflow Builder automatisiert die wiederkehrenden Aufgaben deines Teams. Flat.social kümmert sich um das, was Automatisierung nicht leisten kann: die spontanen, menschlichen Gespräche, die Remote-Teams zusammenhalten. Bewege dich durch einen virtuellen Raum und sprich ganz natürlich.