Microsoft Teams 회의 설정 방법

이 가이드는 독립적으로 작성되었으며, Microsoft Corporation과 제휴 관계가 아닙니다.

팀 리더로 승진했습니다. 첫 번째 업무는 3개 시간대에 걸쳐 8명과 매주 회의를 잡는 것입니다. Microsoft Teams를 열고 인터페이스를 한참 바라봅니다. 회의를 만드는 버튼이 도대체 어디 있는 걸까요?

혼자만 그런 게 아닙니다. Microsoft Teams 회의 설정은 간단해야 하지만, Teams는 최소 네 가지 방법을 제공합니다: 데스크톱 앱 캘린더, 웹 버전, Outlook 연동, 모바일 앱. 각각 작동 방식이 조금씩 다릅니다.

이 가이드에서는 모든 플랫폼에서 Microsoft Teams 회의를 설정하는 방법을 단계별로 안내해 드려요. 회의 예약, 공유 가능한 회의 링크 생성, 외부 게스트 초대, 반복 회의 설정 방법을 배울 수 있습니다. 무료 플랜의 기능과 제한 사항도 함께 다룹니다.

Teams 회의 설정 전 준비 사항

첫 번째 회의를 만들기 전에 기본 사항을 확인하세요.

Microsoft 계정. 무료 Microsoft 계정 또는 유료 Microsoft 365 구독이 필요합니다. 무료 버전의 Teams에서는 최대 100명이 60분간 회의할 수 있습니다. 유료 플랜은 최대 300명, 최대 30시간으로 확장됩니다.

Teams 앱 (선택이지만 권장). teams.microsoft.com에서 웹 브라우저로도 사용할 수 있지만, 긴 통화에는 데스크톱 및 모바일 앱이 더 안정적입니다. Microsoft 웹사이트나 기기의 앱 스토어에서 다운로드하세요.

캘린더 접근 권한. Microsoft 365 플랜을 사용 중이라면 Teams와 Outlook 캘린더가 직접 연동됩니다. 어느 앱에서 만든 회의든 양쪽 모두에 표시됩니다. 무료 플랜에서는 Teams 내장 캘린더를 사용합니다.

예를 들어 볼까요: 고객 성공팀의 민수 씨가 Gmail을 사용하고 Microsoft 계정이 없는 고객과 Teams 회의를 잡아야 합니다. 좋은 소식은 외부 게스트가 브라우저 링크로 로그인 없이 Teams 회의에 참여할 수 있다는 것입니다. 민수 씨가 링크를 보내면 고객이 클릭해서 바로 참여합니다. 다운로드도, 계정 생성도 필요 없습니다.

Microsoft Teams 회의 설정하기 (데스크톱 앱)

데스크톱 앱은 Teams 회의를 만드는 가장 일반적인 방법입니다. 어디를 클릭해야 하는지 알면 30초면 됩니다.

예약 대신 지금 바로 회의가 필요하다면 캘린더를 건너뛰세요. 아무 채팅이나 채널에서 메시지 입력창의 카메라 아이콘을 클릭하고 "지금 모임 시작"을 선택하세요. Teams가 즉석 통화를 시작하며 실시간으로 사람을 초대할 수 있습니다.

통화 전에 배경을 커스터마이즈하고 싶으신가요? 깔끔한 배경이 콘텐츠에 집중하는 데 도움이 됩니다.

Outlook에서 Teams 회의 예약하기

조직에서 Microsoft 365를 사용 중이라면 Outlook과 Teams가 같은 캘린더를 공유합니다. Teams 앱을 열지 않고도 Outlook에서 바로 Teams 회의를 예약할 수 있습니다.

Outlook 데스크톱 (Windows 또는 Mac)에서:

1. Outlook을 열고 캘린더 보기로 이동하세요
2. "새 이벤트" 또는 "새 모임"을 클릭하세요
3. 모임 도구 모음에서 "Teams 모임" 토글 또는 버튼을 클릭하세요 ("온라인 모임 추가"로 표시될 수 있음)
4. Teams 참여 링크가 모임 본문에 자동으로 삽입됩니다
5. 참석자를 추가하고 날짜와 시간을 설정한 뒤 "보내기"를 클릭하세요

웹용 Outlook (outlook.office.com)에서:

1. 캘린더로 이동하여 "새 이벤트"를 클릭하세요
2. 이벤트 양식에서 "Teams 모임"을 켜세요
3. 세부 정보를 입력하고 "저장" 또는 "보내기"를 클릭하세요

Teams 회의 링크가 캘린더 초대에 표시되며, 참석자는 Outlook이나 Teams 어디에서든 참여할 수 있습니다. Outlook에서 주로 작업하고 통화 예약을 위해 앱을 전환하고 싶지 않을 때 특히 유용합니다.

다양한 플랫폼에서 회의를 설정하는 방법에 대해 더 알아보려면 온라인 회의 플랫폼 가이드를 확인해 보세요.

Teams 회의 링크를 만들어 공유하기

참석자가 정해지기 전에 회의 링크가 필요할 때가 있습니다. Slack 채널에 올리거나, 메일링 리스트에 보내거나, 프로젝트 관리 도구에 추가하려는 경우죠.

방법 1: 예약된 회의에서 링크 복사하기. 위의 방법으로 회의를 예약한 후 Teams 캘린더에서 회의 세부 정보를 엽니다. "참여 링크 복사"를 클릭하고 필요한 곳에 붙여넣으세요.

방법 2: 즉석 "지금 모임 시작" 링크 만들기. Teams 캘린더에서 "새 모임" 옆의 드롭다운 화살표를 클릭하고 "지금 모임 시작"을 선택하세요. 참여하기 전에 "참여 링크 복사" 옵션이 표시됩니다. 이 링크를 원하는 사람에게 공유하세요.

방법 3: Teams 웹 앱 사용하기. teams.microsoft.com으로 이동하여 캘린더에서 회의를 만드세요. 저장 후 회의 세부 정보에서 참여 링크를 확인할 수 있습니다.

외부 게스트는 Teams 계정이나 앱이 필요 없습니다. Chrome, Edge, Firefox에서 링크를 열면 브라우저로 바로 참여할 수 있습니다. Teams가 연결 전에 표시 이름을 입력하도록 요청합니다.

팀 스탠드업용 회의 링크가 빠르게 필요하신가요? 단축키를 알려드릴게요: Teams 상단 명령 표시줄에 /meetnow를 입력하세요. 즉석 회의가 만들어지고 공유할 링크가 제공됩니다.

모바일에서 Teams 회의 설정하기

iOS 및 Android용 Teams 모바일 앱은 전체 회의 예약 기능을 지원합니다. 데스크톱에 비해 인터페이스가 간소화되었지만 핵심 기능은 동일합니다.

1. 휴대폰에서 Teams 앱을 열어주세요
2. 화면 하단의 캘린더 탭을 탭하세요
3. 오른쪽 상단의 + 버튼을 탭하세요
4. 회의 제목, 날짜, 시간, 참석자를 입력하세요
5. 완료 또는 보내기를 탭하여 회의를 예약하세요

모바일에서 즉석 회의를 시작하려면 아무 채팅에서 카메라 아이콘을 탭하고 "지금 모임 시작"을 선택하세요.

모바일 회의는 짧은 통화에 적합하지만, 화면 공유나 프레젠테이션이 포함된 긴 세션에는 데스크톱 앱이 더 나은 환경을 제공합니다. 모바일 앱도 링크로 회의에 참여할 수 있으므로, Teams 회의 링크를 공유하면 앱이 설치되어 있지 않아도 휴대폰 브라우저에서 참여할 수 있습니다.

Teams에서 반복 회의 설정하기

매주 스탠드업, 격주 1:1, 월간 전체 회의. 대부분의 팀에는 정기적으로 반복되는 회의가 있습니다. Teams는 반복 회의를 기본적으로 지원합니다.

새 회의를 만들 때(데스크톱 또는 Outlook에서) 반복 또는 되풀이 드롭다운을 찾으세요. 선택 항목은 다음과 같습니다:

• 매일 (평일만 또는 매일)
• 매주 (특정 요일 선택)
• 매월 (매월 같은 날짜 또는 "첫 번째 화요일" 같은 패턴)
• 사용자 지정 (직접 간격 설정)

종료 날짜를 설정하거나 무기한 반복하도록 두세요. 모든 회의가 같은 링크를 공유하므로 참석자는 한 번 북마크해 두고 매번 참여하면 됩니다.

실용적인 팁을 하나 드릴게요: 스크럼 마스터인 지현 씨는 매주 평일 오전 9시 15분에 반복되는 15분 스탠드업을 설정합니다. 같은 링크를 팀 채팅 채널에 고정해 둡니다. 신입 사원은 첫날 고정된 링크를 클릭하면 됩니다. 캘린더 초대를 찾을 필요가 없죠.

반복 회의는 단일 채팅 스레드도 공유합니다. 매 세션의 메모, 파일, 메시지가 하나의 대화에 쌓여서 지난주에 논의한 내용을 쉽게 찾아볼 수 있습니다.

효과적인 원격 스탠드업 운영에 대한 더 많은 아이디어는 가상 데일리 스탠드업 가이드를 확인해 보세요.

외부 게스트를 Teams 회의에 초대하기

Teams 회의는 조직 내부 인원으로 제한되지 않습니다. Microsoft 계정이 없는 고객, 프리랜서, 파트너를 초대할 수 있습니다.

외부 게스트를 초대하려면:

1. 새 회의를 만드세요 (위에서 설명한 아무 방법이나 사용)
2. 참석자 필드에 게스트의 전체 이메일 주소를 입력하세요
3. 초대를 보내세요

게스트는 "Microsoft Teams 모임 참여" 링크가 포함된 표준 캘린더 초대를 받습니다. 클릭하면 두 가지 옵션이 있습니다:

• 브라우저로 참여 (다운로드 불필요). Chrome, Edge, Firefox에서 작동합니다.
• Teams 앱 다운로드 후 데스크톱 또는 모바일 클라이언트로 참여.

브라우저 게스트는 간소화된 환경을 사용합니다. 화면 공유, 채팅, 오디오/비디오 참여가 가능합니다. 소회의실, 반응, 배경 효과 등 일부 기능은 브라우저에 따라 제한될 수 있습니다.

조직의 IT 관리자가 외부 접근을 제한한 경우, 게스트가 대기실에서 입장 승인을 기다려야 할 수 있습니다. 회의 주최자나 발표자가 참가자 패널에서 게스트를 승인할 수 있습니다.

외부 고객과 정기적으로 협업하는 팀이라면 더 개방적인 플랫폼을 고려해 보세요. Microsoft Teams 대안 가이드에서 조직 간 회의를 쉽게 해주는 도구를 소개합니다.

Microsoft Teams 회의를 더 잘 진행하는 팁

회의를 설정하는 건 쉬운 부분입니다. 좋은 회의를 진행하려면 조금 더 생각이 필요합니다.

1. 회의 설명에 안건을 작성하세요. 예약 시 설명 필드에 3~5개의 항목을 붙여넣으세요. 참석자가 참여 전에 안건을 확인하고 준비할 수 있습니다.

2. 대기실을 활용하세요. 외부 게스트가 참석하는 회의에서는 대기실을 활성화해 두세요. 주최자보다 먼저 입장하는 것을 방지하고 입장자를 통제할 수 있습니다.

3. 역할을 지정하세요. 회의 옵션에서 화면 공유가 필요한 사람을 발표자로 설정하세요. 나머지는 참석자로 두어 실수로 화면을 공유하거나 음소거하는 일을 방지하세요.

4. 정시에 시작하고 5분 일찍 끝내세요. 연달아 이어지는 회의는 원격 근무의 가장 큰 불만입니다. 30분이나 60분 대신 25분 또는 50분으로 예약하세요.

5. 필요할 때 녹화하세요. 의사결정이나 실행 항목이 포함된 논의라면 녹화를 시작하세요. 녹화는 OneDrive에 저장되며 스크립트가 포함됩니다. 자세한 방법은 Microsoft Teams 녹화 가이드를 참고하세요.

6. 워크숍에는 소회의실을 활용하세요. 8명 이상 회의에서는 Teams 소회의실을 사용해 소그룹으로 나누세요. 소그룹이 대규모 통화보다 더 나은 토론을 만들어냅니다.

7. 미리 오디오를 테스트하세요. Teams에는 내장 테스트 통화 기능이 있습니다. 사용법은 Teams 오디오 테스트 가이드에서 확인하세요.

Microsoft Teams 회의: 무료 vs 유료 플랜

무료 버전의 Teams는 기본 기능을 제공하지만, 유료 플랜은 더 긴 회의와 추가 기능을 제공합니다. 간단히 비교해 볼게요:

Microsoft Teams Free:

• 최대 100명 참가자
• 60분 회의 제한 (3명 이상 참가 시)
• 화면 공유 및 배경 효과
• 회의 녹화 불가 (Microsoft 365 Personal 또는 Family 구독이 없는 경우)
• 소회의실 없음
• 회의 스크립트 없음

Microsoft 365 Business Basic 이상:

• 최대 300명 참가자
• 최대 30시간 회의
• 자동 스크립트 포함 회의 녹화
• Outlook 캘린더 연동
• 소회의실
• 맞춤 배경 및 Together Mode

최신 플랜 상세 정보와 가격은 microsoft.com/en-us/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options에서 확인하세요.

무료 플랜의 제한에 부딪히고 있다면, 전통적인 영상 통화가 정말 적합한 형식인지 생각해 보세요. 비공식 팀 모임이나 네트워킹 이벤트에는 Flat.social 같은 공간 오디오 플랫폼에서 일정 없이도 자유롭게 어울릴 수 있습니다.

Microsoft, Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook, OneDrive, SharePoint는 Microsoft Corporation의 상표입니다. 이 사이트는 Microsoft Corporation과 제휴 관계가 아니며, Microsoft Corporation의 보증이나 후원을 받지 않습니다.