¿Qué es un Zoom Webinar? Todo lo que necesitas saber

Esta es una guía independiente. No está afiliada, respaldada ni patrocinada por Zoom Communications, Inc.

Alguien acaba de pedirte que "configures un Zoom Webinar" para el lanzamiento de producto de tu empresa. Abres Zoom, haces clic por todos lados y no encuentras la opción de webinar por ningún lado. Esto se debe a que los webinars de Zoom no son lo mismo que las reuniones de Zoom: requieren una licencia adicional aparte.

Si te preguntas qué es realmente un webinar de Zoom, cómo se compara con una reunión normal o si realmente necesitas uno, estás en el lugar correcto. Esta guía explica qué hacen los webinars de Zoom, quién puede ver y hablar durante uno, cómo crear tu primer webinar y cuánto cobra Zoom por esta función. También cubrimos el registro, las sesiones de ensayo y los errores comunes que cometen los organizadores primerizos.

Zoom Webinar vs Reunión: ¿cuál es la diferencia?

Esta es la pregunta con la que la mayoría de las personas comienza, y la respuesta se resume en una palabra: control. Una reunión de Zoom es una conversación bidireccional. Todos pueden hablar, compartir pantalla y encender su cámara. Un Zoom Webinar es una transmisión de uno a muchos donde el anfitrión decide quién habla.

Así se comparan en los aspectos más importantes:

• Interacción de la audiencia: En reuniones, todos los participantes pueden activar su micrófono y hablar. En webinars, los asistentes solo pueden ver. Interactúan a través de Q&A, chat y encuestas.
• Acceso a la cámara: Los participantes de reuniones pueden encender su cámara. Los asistentes de webinars no. Solo el anfitrión y los panelistas aparecen en video.
• Capacidad: Las reuniones soportan hasta 1,000 participantes (en planes superiores). Los webinars escalan de 500 a más de 100,000 asistentes según la licencia (Zoom ofrece licencias de uso único para eventos de hasta 1 millón de asistentes).
• Registro: Los webinars incluyen una página de registro integrada donde los asistentes se inscriben con su nombre y correo electrónico antes del evento. Las reuniones tienen registro opcional, pero la mayoría de los anfitriones no lo usan.
• Precio: Las reuniones están incluidas en todos los planes de Zoom. Los webinars son un complemento de pago que comienza en 500 asistentes.
• Sesiones de ensayo: Los webinars ofrecen un modo de ensayo donde el anfitrión y los panelistas pueden practicar antes de salir en vivo. Las reuniones no tienen esta función.

Un ejemplo: Priya organiza una reunión general mensual para su empresa de 80 personas. Usa una reunión de Zoom porque todos necesitan hacer preguntas y compartir novedades. Pero cuando su equipo de marketing organiza una demostración de producto para 2,000 prospectos, cambian a un Zoom Webinar. La audiencia ve la presentación y envía preguntas por Q&A, mientras solo el equipo de producto aparece en cámara.

Si estás decidiendo entre los dos, pregúntate: ¿la audiencia necesita hablar o solo ver? Si necesitan hablar, usa una reunión. Si van a ver una presentación, un webinar te da más control sobre la experiencia.

¿Quién hace qué en un Zoom Webinar?

Los webinars de Zoom tienen tres roles distintos. Comprenderlos evita confusiones el día del evento.

Anfitrión: La persona que programa y controla el webinar. El anfitrión puede iniciar y detener el evento, silenciar o activar el micrófono de los panelistas, lanzar encuestas, gestionar el Q&A y promover asistentes a panelistas en tiempo real. Solo una persona puede ser el anfitrión, aunque puede asignar anfitriones alternativos con los mismos permisos.

Panelista: Ponentes y presentadores invitados por el anfitrión. Los panelistas pueden compartir pantalla, encender la cámara, activar su micrófono y participar en el Q&A. Se unen mediante un enlace especial para panelistas (diferente al enlace de asistente). El número máximo de panelistas depende de la licencia de reunión del anfitrión: un plan estándar soporta hasta 100, mientras que los anfitriones con el complemento Large Meetings pueden tener hasta 500 o 1,000 panelistas.

Asistente: La audiencia. Los asistentes ven y escuchan. No pueden activar su micrófono, compartir pantalla ni encender la cámara. Interactúan a través de chat, Q&A y encuestas. Se unen mediante el enlace de registro o la URL de asistente.

Esta es una situación que toma por sorpresa a muchas personas: tu VP debe presentar en el webinar, pero se unió usando el enlace de asistente. Ahora está atrapado en modo de solo visualización sin poder compartir pantalla. ¿La solución? Envía a los panelistas el enlace correcto de panelista antes del evento, o pide al anfitrión que los promueva a panelista durante la sesión en vivo.

Para una visión más amplia de los aspectos básicos de Zoom, incluyendo cómo configurar una reunión de Zoom o programar una con anticipación, consulta nuestras guías relacionadas.

Cómo crear un Zoom Webinar

Antes de comenzar, asegúrate de que tu cuenta de Zoom tenga el complemento Webinars activado. Si no ves la pestaña "Webinars" en tu portal web de Zoom, necesitarás comprar o solicitar la licencia a tu administrador de Zoom.

Consejo: Programa una sesión de ensayo 30 minutos antes del evento en vivo. Esto te permite a ti y a tus panelistas probar el audio, compartir pantalla y las transiciones de diapositivas sin que la audiencia esté viendo. Inicia la sesión de ensayo desde el portal web de Zoom o la aplicación de escritorio y, cuando estés listo, haz clic en "Broadcast" para salir en vivo.

Si eres nuevo en Zoom en general, nuestra guía completa de cómo usar Zoom cubre los aspectos básicos de las aplicaciones de escritorio y móvil.

¿Cuánto cuesta un Zoom Webinar?

Los webinars de Zoom no están incluidos en el plan básico de Zoom Workplace. Necesitas comprar el complemento Zoom Webinars por separado, y el precio depende de cuántos asistentes necesitas.

Los precios de Zoom cambian periódicamente, así que consulta las tarifas actuales en zoom.us/pricing. Como estructura general, Zoom vende licencias de webinar en niveles basados en la capacidad máxima de asistentes: 500, 1,000, 3,000, 5,000, 10,000, 50,000 y hasta 100,000 asistentes. Para eventos que superen esta cifra, Zoom ofrece licencias de uso único para hasta 1 millón.

Algunos puntos importantes sobre cómo funciona la estructura de precios:

• El complemento de webinar se cobra por usuario (por anfitrión), no por asistente. Si tres personas de tu equipo necesitan organizar webinars simultáneamente, necesitas tres licencias.
• Los planes anuales cuestan menos al mes que la facturación mensual.
• El complemento requiere al menos un plan Zoom Workplace Pro como base.
• Los panelistas no necesitan sus propias licencias. Solo la cuenta del anfitrión necesita el complemento.

Para equipos pequeños que necesitan hacer presentaciones ocasionales, una reunión de Zoom con sala de espera y participantes silenciados puede funcionar como alternativa gratuita. Pierdes la página de registro, el panel de Q&A y la sesión de ensayo, pero ahorras la cuota mensual del complemento.

Los equipos que buscan alternativas a Zoom con funciones interactivas sin tarifas de webinar por puesto deberían explorar plataformas de reuniones espaciales donde la audiencia puede participar directamente.

Registro de Zoom Webinar: cómo funciona

Una de las principales razones para elegir webinars en lugar de reuniones es el sistema de registro integrado. Esto es lo que incluye:

Configuración del registro:

1. Activa el registro cuando programes el webinar
2. Personaliza los campos del formulario (nombre y correo son obligatorios por defecto; puedes agregar puesto, empresa, industria y preguntas personalizadas)
3. Elige el tipo de aprobación: automática (cualquier persona que se registre entra) o manual (revisas y apruebas a cada inscrito)
4. Opcionalmente, agrega píxeles de seguimiento o conéctate a tu CRM a través de las integraciones de Zoom

Lo que ven los asistentes:

• Una página de registro con tu marca que incluye el título del webinar, la descripción, la fecha y la hora
• Un correo de confirmación después de registrarse, con su enlace personal de acceso
• Un correo de recordatorio antes del evento (configurable)

Después del webinar:

• Puedes descargar un informe completo de asistentes que muestra quién se registró, quién asistió, cuánto tiempo se quedó y sus respuestas a las preguntas de registro
• Estos datos se integran con herramientas de marketing como HubSpot, Marketo y Salesforce a través del marketplace de aplicaciones de Zoom

Daniel, de una empresa SaaS mediana, realiza webinars mensuales de producto. Agrega tres preguntas personalizadas al registro: rol, tamaño de empresa y mayor desafío. Después de cada webinar, exporta la lista de asistentes y la entrega a su equipo de ventas, ordenada por tamaño de empresa. Los inscritos que se quedaron toda la sesión reciben una llamada de seguimiento en un plazo de 48 horas.

Para eventos donde quieres que los asistentes hagan networking después de la presentación, una plataforma de eventos virtuales les da libertad para moverse e iniciar conversaciones por su cuenta.

¿Los asistentes del Zoom Webinar pueden verme?

Esta es una de las preguntas más buscadas sobre los webinars de Zoom, y la respuesta corta es: no. Los asistentes no pueden ver a otros asistentes. Solo pueden ver al anfitrión y los panelistas que tienen la cámara encendida.

Aquí tienes el desglose completo de quién puede ver qué:

• El anfitrión y los panelistas pueden verse mutuamente en video y ver sus nombres
• Los asistentes solo ven al anfitrión/panelistas en video. No pueden ver nombres, rostros de otros asistentes ni cuántas personas están viendo (a menos que el anfitrión active la visualización del conteo de asistentes)
• La visibilidad del chat depende de la configuración del anfitrión. Puedes permitir que los asistentes chateen solo con panelistas, con todos los panelistas y asistentes, o desactivar el chat por completo

Esta capa de privacidad es en realidad una de las principales razones por las que las organizaciones eligen webinars en lugar de reuniones para eventos externos. Los asistentes se sienten cómodos al unirse porque su identidad no queda expuesta a cientos de desconocidos.

Si organizas un webinar donde quieres que los asistentes interactúen entre sí, tienes dos opciones: activa el chat para todos los participantes o cambia la parte de networking pospresentación a un formato diferente. Algunos equipos realizan la presentación formal como Zoom Webinar y luego trasladan a los asistentes a una reunión separada de Zoom o a una plataforma espacial como Flat.social para la parte de networking.

Consejos para un Zoom Webinar que no pierda a su audiencia

Organizar un Zoom Webinar es sencillo. Mantener a tu audiencia enganchada durante toda la sesión es lo difícil. Aquí tienes estrategias prácticas que funcionan:

Antes del webinar:

• Realiza una sesión de ensayo con todos los panelistas. Prueba el compartir pantalla, las transiciones de diapositivas y la calidad del audio.
• Envía correos de recordatorio 24 horas y 1 hora antes del evento.
• Prepara de 3 a 5 preguntas de encuesta para intercalar en la presentación. La audiencia se involucra más cuando se le pide participar cada 8-10 minutos.
• Designa a una persona para gestionar el Q&A para que el presentador pueda enfocarse en el contenido.

Durante el webinar:

• Comienza a tiempo. Los asistentes se van rápido si esperas más de 2 minutos por los que llegan tarde.
• Usa el panel de Q&A, no el chat, para las preguntas de la audiencia. Es más fácil darles seguimiento y responderlas.
• Comparte tus diapositivas mediante compartir pantalla, no subiendo archivos a Zoom. Compartir pantalla te da más control sobre las transiciones.
• Si un panelista tiene problemas de conexión, ten un plan alternativo: video pregrabado, copresentador que tome el relevo o una presentación de diapositivas que funcione por sí sola.

Después del webinar:

• Envía un correo de seguimiento dentro de las 24 horas con el enlace de la grabación y los recursos mencionados.
• Revisa el informe de asistentes: quién se quedó toda la sesión, quién se fue temprano y qué preguntas de encuesta generaron más participación.
• Usa las funciones de grabación para publicar la grabación en tu sitio web o canal de YouTube.

Para equipos que realizan presentaciones recurrentes y quieren que la audiencia se quede a discutir, las salas de grupos en una reunión estándar de Zoom son una opción. O puedes mover la parte de networking a una plataforma espacial donde las personas circulan libremente.

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