Cara Membuat Meeting di Microsoft Teams

Ini adalah panduan independen. Tidak berafiliasi dengan atau didukung oleh Microsoft Corporation.

Anda baru saja dipromosikan menjadi team lead. Tugas pertama? Mengatur meeting mingguan dengan delapan orang di tiga zona waktu. Anda membuka Microsoft Teams, menatap antarmukanya sejenak, dan bertanya-tanya di mana tombol untuk membuat meeting.

Anda tidak sendirian. Membuat meeting di Microsoft Teams seharusnya sederhana, tapi Teams menyediakan setidaknya empat cara berbeda: kalender di aplikasi desktop, versi web, integrasi Outlook, dan aplikasi mobile. Masing-masing bekerja sedikit berbeda.

Panduan ini menjelaskan cara membuat meeting di Microsoft Teams di setiap platform, langkah demi langkah. Anda akan belajar cara menjadwalkan meeting, membuat link yang bisa dibagikan, mengundang tamu eksternal, dan mengatur meeting berulang. Kami juga membahas kemampuan dan keterbatasan paket gratis.

Yang Anda Butuhkan Sebelum Membuat Meeting Teams

Sebelum membuat meeting pertama, pastikan Anda memiliki hal-hal dasar berikut.

Akun Microsoft. Anda memerlukan akun Microsoft gratis atau langganan Microsoft 365 berbayar. Versi gratis Teams memungkinkan meeting hingga 100 peserta selama 60 menit. Paket berbayar memperluas hingga 300 peserta dan maksimal 30 jam per meeting.

Aplikasi Teams (opsional tapi disarankan). Anda bisa menggunakan Teams di browser melalui teams.microsoft.com, tapi aplikasi desktop dan mobile cenderung lebih stabil untuk panggilan panjang. Download aplikasi dari situs Microsoft atau app store perangkat Anda.

Akses kalender. Jika Anda menggunakan paket Microsoft 365, Teams terhubung langsung dengan Kalender Outlook. Meeting yang dibuat di salah satu aplikasi akan muncul di keduanya. Pada paket gratis, Anda menggunakan kalender bawaan Teams.

Contoh: Budi dari tim customer success perlu mengatur meeting Teams dengan klien yang menggunakan Gmail dan tidak punya akun Microsoft. Kabar baiknya, tamu eksternal dapat bergabung ke meeting Teams mana pun melalui link di browser tanpa harus login. Budi cukup mengirimkan link dan klien tinggal klik untuk bergabung. Tanpa download, tanpa perlu membuat akun.

Cara Membuat Meeting di Microsoft Teams (Aplikasi Desktop)

Aplikasi desktop adalah cara paling umum untuk membuat meeting Teams. Prosesnya hanya sekitar 30 detik setelah Anda tahu di mana harus klik.

Jika Anda butuh meeting sekarang juga alih-alih yang terjadwal, lewati kalender. Buka chat atau channel mana pun, klik ikon kamera di kotak pesan, dan pilih "Rapat sekarang". Teams akan memulai panggilan instan dan Anda bisa mengundang orang secara langsung.

Ingin mengkustomisasi latar belakang sebelum panggilan dimulai? Latar belakang yang rapi membantu menjaga fokus pada konten.

Cara Menjadwalkan Meeting Teams di Outlook

Jika organisasi Anda menggunakan Microsoft 365, Outlook dan Teams berbagi kalender yang sama. Anda bisa menjadwalkan meeting Teams langsung dari Outlook tanpa membuka aplikasi Teams.

Dari Outlook desktop (Windows atau Mac):

1. Buka Outlook dan masuk ke tampilan Kalender
2. Klik "Acara baru" atau "Rapat baru"
3. Di toolbar rapat, klik tombol "Rapat Teams" (mungkin tertulis "Tambahkan rapat online")
4. Link bergabung Teams otomatis disisipkan ke dalam isi rapat
5. Tambahkan peserta, atur tanggal dan waktu, lalu klik "Kirim"

Dari Outlook di web (outlook.office.com):

1. Buka Kalender dan klik "Acara baru"
2. Aktifkan opsi "Rapat Teams" di formulir acara
3. Isi detail dan klik "Simpan" atau "Kirim"

Link meeting Teams muncul di undangan kalender, dan peserta bisa bergabung dari Outlook maupun Teams. Metode ini sangat berguna jika Anda bekerja sehari-hari di Outlook dan tidak ingin berpindah aplikasi hanya untuk menjadwalkan panggilan.

Untuk informasi lebih lanjut tentang mengatur meeting di berbagai platform, lihat panduan platform meeting online kami.

Cara Membuat Link Meeting Teams untuk Dibagikan

Terkadang Anda membutuhkan link meeting sebelum mengetahui siapa yang akan hadir. Mungkin untuk diposting di channel Slack, dikirim via email, atau ditambahkan ke tool manajemen proyek.

Metode 1: Salin link dari meeting yang sudah dijadwalkan. Setelah menjadwalkan meeting (dengan metode apa pun di atas), buka detail meeting di kalender Teams. Klik "Salin link bergabung" dan tempelkan di mana pun Anda perlukan.

Metode 2: Buat link instan "Rapat sekarang". Di kalender Teams, klik panah dropdown di sebelah "Rapat baru" dan pilih "Rapat sekarang". Sebelum bergabung, Anda akan melihat opsi "Salin link bergabung". Bagikan link tersebut kepada siapa saja.

Metode 3: Gunakan Teams di browser. Buka teams.microsoft.com, masuk ke Kalender, dan buat meeting. Link bergabung tersedia di detail meeting setelah disimpan.

Tamu eksternal tidak memerlukan akun atau aplikasi Teams. Mereka bisa membuka link di Chrome, Edge, atau Firefox dan bergabung langsung dari browser. Teams akan meminta mereka memasukkan nama tampilan sebelum terhubung.

Butuh link meeting cepat untuk standup tim? Shortcut: ketik /meetnow di command bar di bagian atas Teams. Ini akan membuat meeting instan dan memberikan link untuk dibagikan.

Cara Membuat Meeting Teams di HP

Aplikasi Teams mobile untuk iOS dan Android mendukung penjadwalan meeting secara lengkap. Antarmukanya lebih sederhana dibandingkan desktop, tapi fitur utamanya sama.

1. Buka aplikasi Teams di HP Anda
2. Ketuk tab Kalender di bagian bawah layar
3. Ketuk tombol + di pojok kanan atas
4. Masukkan judul meeting, tanggal, waktu, dan peserta
5. Ketuk Selesai atau Kirim untuk menjadwalkan meeting

Untuk memulai meeting instan dari HP, ketuk ikon kamera di percakapan chat mana pun dan pilih "Rapat sekarang".

Meeting dari HP cocok untuk panggilan singkat, tapi untuk sesi panjang dengan berbagi layar atau presentasi, aplikasi desktop memberikan pengalaman lebih baik. Aplikasi mobile juga mendukung bergabung meeting melalui link, jadi Anda bisa membagikan link meeting Teams dan orang lain bergabung dari browser HP meskipun aplikasi tidak terinstal.

Cara Mengatur Meeting Berulang di Teams

Standup mingguan, one-on-one dua mingguan, all-hands bulanan. Kebanyakan tim punya meeting yang berulang secara rutin. Teams menangani meeting berulang secara native.

Saat membuat meeting baru (di desktop atau Outlook), cari dropdown Ulangi atau Pengulangan. Opsinya meliputi:

• Harian (setiap hari kerja atau setiap hari)
• Mingguan (pilih hari tertentu dalam seminggu)
• Bulanan (tanggal yang sama setiap bulan, atau pola seperti "Selasa pertama")
• Kustom (tentukan interval Anda sendiri)

Tetapkan tanggal akhir atau biarkan berulang tanpa batas. Semua sesi berbagi link yang sama, jadi peserta cukup bookmark sekali dan bergabung setiap waktu.

Tips praktis: Sari, seorang scrum master, mengatur standup berulang 15 menit setiap hari kerja pukul 09.15. Dia menyematkan link yang sama di channel chat tim. Anggota baru tinggal klik link yang disematkan di hari pertama. Tidak perlu mencari undangan kalender.

Meeting berulang juga berbagi satu thread chat. Catatan, file, dan pesan dari setiap sesi terkumpul dalam satu percakapan, memudahkan untuk merujuk pembahasan minggu lalu.

Untuk ide lebih lanjut tentang menjalankan standup remote yang efektif, lihat panduan standup harian virtual kami.

Cara Mengundang Tamu Eksternal ke Meeting Teams

Meeting Teams tidak terbatas pada orang di dalam organisasi Anda. Anda bisa mengundang klien, freelancer, atau partner yang tidak memiliki akun Microsoft.

Untuk mengundang tamu eksternal:

1. Buat meeting baru (menggunakan metode apa pun yang sudah dijelaskan)
2. Di kolom peserta, ketik alamat email lengkap tamu
3. Kirim undangan

Tamu akan menerima undangan kalender standar dengan link "Bergabung ke Rapat Microsoft Teams". Saat diklik, ada dua opsi:

• Bergabung di browser (tanpa download). Berfungsi di Chrome, Edge, dan Firefox.
• Download aplikasi Teams dan bergabung melalui klien desktop atau mobile.

Tamu yang menggunakan browser mendapatkan pengalaman yang lebih sederhana. Mereka bisa berbagi layar, menggunakan chat, dan berpartisipasi dalam audio/video. Beberapa fitur seperti ruang diskusi kelompok, reaksi, dan efek latar belakang mungkin terbatas tergantung browser.

Jika admin IT organisasi Anda membatasi akses eksternal, tamu mungkin akan masuk ke ruang tunggu dan menunggu seseorang mengizinkan mereka masuk. Penyelenggara meeting atau presenter bisa mengizinkan tamu dari panel peserta.

Untuk tim yang rutin berkolaborasi dengan klien eksternal, pertimbangkan platform yang lebih terbuka. Panduan kami tentang alternatif Microsoft Teams membahas tool yang memudahkan meeting lintas organisasi.

Tips untuk Meeting Microsoft Teams yang Lebih Baik

Membuat meeting adalah bagian yang mudah. Menjalankan meeting dengan baik butuh sedikit lebih banyak persiapan.

1. Tetapkan agenda di deskripsi meeting. Tempelkan 3 sampai 5 poin di kolom deskripsi saat menjadwalkan. Peserta bisa melihat agenda sebelum bergabung dan mempersiapkan diri.

2. Gunakan ruang tunggu. Untuk meeting dengan tamu eksternal, biarkan ruang tunggu tetap aktif. Ini mencegah orang bergabung sebelum penyelenggara dan memberi Anda kontrol atas siapa yang masuk.

3. Tetapkan peran. Di Opsi rapat, tetapkan orang tertentu sebagai presenter jika mereka perlu berbagi layar. Biarkan yang lain sebagai peserta untuk menghindari berbagi layar yang tidak disengaja.

4. Mulai tepat waktu, selesai 5 menit lebih awal. Meeting yang berurutan adalah keluhan nomor satu dalam kerja remote. Jadwalkan meeting 25 atau 50 menit, bukan 30 atau 60.

5. Rekam jika diperlukan. Jika diskusi melibatkan keputusan atau action item, aktifkan perekaman. Rekaman disimpan di OneDrive dan dilengkapi transkrip. Lihat panduan lengkapnya di cara merekam di Microsoft Teams.

6. Gunakan ruang diskusi kelompok untuk workshop. Untuk meeting lebih dari 8 orang, bagi menjadi kelompok kecil menggunakan ruang diskusi kelompok Teams. Kelompok kecil menghasilkan diskusi yang lebih baik.

7. Tes audio terlebih dahulu. Teams memiliki fitur panggilan uji coba bawaan. Pelajari cara menggunakannya di panduan tes audio Teams kami.

Meeting Microsoft Teams: Gratis vs Berbayar

Versi gratis Teams mencakup dasar-dasarnya, tapi paket berbayar membuka meeting lebih lama dan fitur tambahan. Berikut perbandingan singkatnya:

Microsoft Teams Free:

• Hingga 100 peserta
• Batas 60 menit per meeting (untuk 3+ peserta)
• Berbagi layar dan efek latar belakang
• Tanpa perekaman meeting (kecuali Anda punya langganan Microsoft 365 Personal atau Family)
• Tanpa ruang diskusi kelompok
• Tanpa transkrip meeting

Microsoft 365 Business Basic dan di atasnya:

• Hingga 300 peserta
• Meeting hingga 30 jam
• Perekaman meeting dengan transkrip otomatis
• Integrasi kalender Outlook
• Ruang diskusi kelompok
• Latar belakang kustom dan Together Mode

Untuk detail paket dan harga terbaru, kunjungi microsoft.com/en-us/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options.

Jika Anda menggunakan paket gratis dan mencapai batasnya, pertimbangkan apakah video call tradisional benar-benar format yang tepat. Untuk pertemuan tim informal dan acara networking, platform spasial seperti Flat.social memungkinkan orang berinteraksi bebas tanpa memblokir kalender semua orang.

Microsoft, Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook, OneDrive, dan SharePoint adalah merek dagang dari Microsoft Corporation. Situs ini tidak berafiliasi dengan, didukung oleh, atau disponsori oleh Microsoft Corporation.