Apa Itu Zoom Webinar? Semua yang Perlu Anda Ketahui

Ini adalah panduan independen. Tidak berafiliasi, didukung, atau disponsori oleh Zoom Communications, Inc.

Anda baru saja diminta untuk "menyiapkan Zoom Webinar" untuk peluncuran produk perusahaan. Anda membuka Zoom, mengklik sana-sini, dan menyadari tidak ada opsi webinar di mana pun. Ini karena Zoom Webinar bukan hal yang sama dengan Zoom Meeting — dibutuhkan lisensi tambahan tersendiri.

Jika Anda bertanya-tanya apa sebenarnya Zoom Webinar, bagaimana perbandingannya dengan meeting biasa, atau apakah Anda memang membutuhkannya, Anda berada di tempat yang tepat. Panduan ini menjelaskan fungsi Zoom Webinar, siapa yang bisa melihat dan berbicara, cara membuat webinar pertama Anda, dan berapa biaya yang dikenakan Zoom. Kami juga membahas registrasi, sesi latihan, dan kesalahan umum yang sering dilakukan penyelenggara pemula.

Zoom Webinar vs Meeting: Apa Bedanya?

Ini adalah pertanyaan yang paling sering muncul, dan jawabannya bisa diringkas dalam satu kata: kontrol. Zoom Meeting adalah percakapan dua arah. Semua orang bisa berbicara, berbagi layar, dan menyalakan kamera. Zoom Webinar adalah siaran satu-ke-banyak di mana host yang menentukan siapa yang berbicara.

Berikut perbandingannya pada hal-hal yang paling penting:

• Interaksi audiens: Dalam meeting, semua peserta bisa membuka mikrofon dan berbicara. Dalam webinar, peserta hanya bisa menonton. Mereka berinteraksi melalui Q&A, chat, dan polling.
• Akses kamera: Peserta meeting bisa menyalakan webcam. Peserta webinar tidak bisa. Hanya host dan panelis yang tampil di video.
• Kapasitas: Meeting mendukung hingga 1.000 peserta (pada paket yang lebih tinggi). Webinar bisa menampung 500 hingga lebih dari 100.000 peserta tergantung lisensi (Zoom menawarkan lisensi sekali pakai untuk acara hingga 1 juta peserta).
• Registrasi: Webinar memiliki halaman registrasi bawaan tempat peserta mendaftar dengan nama dan email sebelum acara. Meeting punya registrasi opsional, tapi kebanyakan host tidak menggunakannya.
• Harga: Meeting termasuk dalam semua paket Zoom. Webinar adalah fitur tambahan berbayar yang dimulai dari 500 peserta.
• Sesi latihan: Webinar menawarkan mode latihan di mana host dan panelis bisa berlatih sebelum mulai siaran langsung. Meeting tidak memiliki fitur ini.

Contohnya: Priya mengadakan rapat bulanan untuk perusahaannya yang beranggotakan 80 orang. Dia menggunakan Zoom Meeting karena semua orang perlu bertanya dan berbagi informasi terbaru. Tapi saat tim marketing mengadakan demo produk untuk 2.000 calon pelanggan, mereka beralih ke Zoom Webinar. Audiens menonton presentasi dan mengirimkan pertanyaan melalui Q&A, sementara hanya tim produk yang tampil di kamera.

Jika Anda bingung memilih, tanyakan pada diri sendiri: apakah audiens perlu berbicara, atau hanya menonton? Jika perlu berbicara, gunakan meeting. Jika mereka menonton presentasi, webinar memberi Anda lebih banyak kontrol atas pengalaman tersebut.

Siapa Melakukan Apa dalam Zoom Webinar?

Zoom Webinar memiliki tiga peran yang berbeda. Memahaminya akan mencegah kebingungan pada hari acara.

Host: Orang yang menjadwalkan dan mengontrol webinar. Host bisa memulai dan menghentikan acara, mematikan atau membuka mikrofon panelis, meluncurkan polling, mengelola Q&A, dan mempromosikan peserta menjadi panelis secara langsung. Hanya satu orang yang bisa menjadi host, meskipun mereka bisa menunjuk host alternatif dengan izin yang sama.

Panelis: Pembicara dan presenter yang diundang oleh host. Panelis bisa berbagi layar, menyalakan video, membuka mikrofon, dan berpartisipasi dalam Q&A. Mereka bergabung melalui tautan panelis khusus (berbeda dari tautan peserta). Jumlah maksimum panelis tergantung pada lisensi meeting host: paket standar mendukung hingga 100, sedangkan host dengan add-on Large Meetings bisa memiliki hingga 500 atau 1.000 panelis.

Peserta (Attendee): Audiens. Peserta menonton dan mendengarkan. Mereka tidak bisa membuka mikrofon, berbagi layar, atau menyalakan kamera. Mereka berinteraksi melalui chat, Q&A, dan polling. Mereka bergabung melalui tautan registrasi atau URL peserta.

Berikut situasi yang sering mengejutkan orang: VP Anda seharusnya presentasi di webinar, tapi dia bergabung menggunakan tautan peserta. Sekarang dia terjebak dalam mode hanya menonton tanpa bisa berbagi layar. Solusinya? Kirimkan tautan panelis yang benar kepada panelis sebelum acara, atau minta host untuk mempromosikan mereka menjadi panelis selama sesi langsung.

Untuk gambaran lebih luas tentang dasar-dasar Zoom, termasuk cara menyiapkan Zoom Meeting atau menjadwalkannya terlebih dahulu, lihat panduan terkait kami.

Cara Membuat Zoom Webinar

Sebelum memulai, pastikan akun Zoom Anda memiliki add-on Webinars yang aktif. Jika Anda tidak melihat tab "Webinars" di portal web Zoom, Anda perlu membeli atau meminta lisensi dari admin Zoom Anda.

Tips: Jadwalkan sesi latihan 30 menit sebelum acara langsung. Ini memungkinkan Anda dan panelis menguji audio, berbagi layar, dan transisi slide tanpa audiens melihat. Mulai sesi latihan dari portal web Zoom atau aplikasi desktop, dan ketika siap, klik "Broadcast" untuk mulai siaran langsung.

Jika Anda baru mengenal Zoom secara umum, panduan lengkap cara menggunakan Zoom kami membahas dasar-dasar aplikasi desktop dan mobile.

Berapa Biaya Zoom Webinar?

Zoom Webinar tidak termasuk dalam paket dasar Zoom Workplace. Anda perlu membeli add-on Zoom Webinars secara terpisah, dan harganya tergantung pada jumlah peserta yang Anda butuhkan.

Harga Zoom berubah secara berkala, jadi periksa tarif terbaru di zoom.us/pricing. Secara umum, Zoom menjual lisensi webinar dalam tingkatan berdasarkan kapasitas peserta maksimum: 500, 1.000, 3.000, 5.000, 10.000, 50.000, dan hingga 100.000 peserta. Untuk acara yang melebihi jumlah tersebut, Zoom menawarkan lisensi sekali pakai untuk hingga 1 juta peserta.

Beberapa hal yang perlu diketahui tentang struktur harganya:

• Add-on webinar ditagih per pengguna (per host), bukan per peserta. Jika tiga orang di tim Anda perlu menyelenggarakan webinar secara bersamaan, Anda membutuhkan tiga lisensi.
• Paket tahunan lebih murah per bulan dibandingkan penagihan bulanan.
• Add-on memerlukan setidaknya paket Zoom Workplace Pro sebagai dasar.
• Panelis tidak memerlukan lisensi sendiri. Hanya akun host yang membutuhkan add-on.

Untuk tim kecil yang perlu melakukan presentasi sesekali, Zoom Meeting dengan ruang tunggu dan peserta yang dimatikan mikrofonnya bisa menjadi alternatif gratis. Anda kehilangan halaman registrasi, panel Q&A, dan sesi latihan, tapi menghemat biaya add-on bulanan.

Tim yang mencari alternatif Zoom dengan fitur interaktif tanpa biaya webinar per kursi sebaiknya menjelajahi platform meeting spasial di mana audiens bisa berpartisipasi langsung.

Registrasi Zoom Webinar: Cara Kerjanya

Salah satu alasan utama orang memilih webinar daripada meeting adalah sistem registrasi bawaan. Berikut yang termasuk di dalamnya:

Menyiapkan registrasi:

1. Aktifkan registrasi saat menjadwalkan webinar
2. Sesuaikan field formulir (nama dan email wajib secara default; Anda bisa menambahkan jabatan, perusahaan, industri, dan pertanyaan kustom)
3. Pilih jenis persetujuan: otomatis (siapa saja yang mendaftar langsung masuk) atau manual (Anda meninjau dan menyetujui setiap pendaftar)
4. Opsional, tambahkan piksel pelacakan atau hubungkan ke CRM melalui integrasi Zoom

Yang dilihat peserta:

• Halaman registrasi bermerek dengan judul webinar, deskripsi, tanggal, dan waktu
• Email konfirmasi setelah mendaftar, berisi tautan bergabung pribadi mereka
• Email pengingat sebelum acara (bisa dikonfigurasi)

Setelah webinar:

• Anda bisa mengunduh laporan peserta lengkap yang menunjukkan siapa yang mendaftar, siapa yang hadir, berapa lama mereka tinggal, dan jawaban atas pertanyaan registrasi
• Data ini terintegrasi dengan alat pemasaran seperti HubSpot, Marketo, dan Salesforce melalui marketplace aplikasi Zoom

Daniel dari perusahaan SaaS menengah menyelenggarakan webinar produk bulanan. Dia menambahkan tiga pertanyaan registrasi kustom: peran, ukuran perusahaan, dan tantangan terbesar. Setelah setiap webinar, dia mengekspor daftar peserta dan memberikannya kepada tim sales, diurutkan berdasarkan ukuran perusahaan. Pendaftar yang mengikuti seluruh sesi mendapat telepon tindak lanjut dalam 48 jam.

Untuk acara di mana Anda ingin peserta benar-benar berjejaring setelah presentasi, platform acara virtual memberikan kebebasan untuk bergerak dan memulai percakapan sendiri.

Apakah Peserta Zoom Webinar Bisa Melihat Saya?

Ini adalah salah satu pertanyaan yang paling banyak dicari tentang Zoom Webinar, dan jawaban singkatnya adalah: tidak. Peserta tidak bisa melihat peserta lain. Mereka hanya bisa melihat host dan panelis yang kameranya menyala.

Berikut penjelasan lengkap siapa bisa melihat apa:

• Host dan panelis bisa saling melihat video dan nama satu sama lain
• Peserta hanya melihat host/panelis yang tampil di video. Mereka tidak bisa melihat nama atau wajah peserta lain, bahkan tidak bisa melihat berapa banyak orang yang menonton (kecuali host mengaktifkan tampilan jumlah peserta)
• Visibilitas chat tergantung pada pengaturan host. Anda bisa mengizinkan peserta untuk chat hanya dengan panelis, dengan semua panelis dan peserta, atau menonaktifkan chat sepenuhnya

Lapisan privasi ini sebenarnya adalah salah satu alasan utama organisasi memilih webinar daripada meeting untuk acara eksternal. Peserta merasa nyaman bergabung karena identitas mereka tidak terekspos kepada ratusan orang asing.

Jika Anda menyelenggarakan webinar di mana Anda ingin peserta berinteraksi satu sama lain, ada dua opsi: aktifkan chat untuk semua peserta, atau alihkan bagian networking pasca-presentasi ke format lain. Beberapa tim menjalankan presentasi formal sebagai Zoom Webinar, lalu memindahkan peserta ke Zoom Meeting terpisah atau platform spasial seperti Flat.social untuk bagian networking.

Tips Menjalankan Zoom Webinar yang Tidak Kehilangan Audiensnya

Menyelenggarakan Zoom Webinar itu mudah. Menjaga audiens tetap terlibat selama seluruh sesi adalah bagian yang sulit. Berikut strategi praktis yang membantu:

Sebelum webinar:

• Lakukan sesi latihan dengan semua panelis. Uji berbagi layar, transisi slide, dan kualitas audio.
• Kirim email pengingat 24 jam dan 1 jam sebelum acara.
• Siapkan 3-5 pertanyaan polling untuk menyelingi presentasi. Audiens lebih terlibat ketika diminta berpartisipasi setiap 8-10 menit.
• Tugaskan satu orang khusus untuk mengelola Q&A agar presenter bisa fokus pada konten.

Selama webinar:

• Mulai tepat waktu. Peserta cepat pergi jika Anda menunggu lebih dari 2 menit untuk yang terlambat.
• Gunakan panel Q&A, bukan chat, untuk pertanyaan audiens. Lebih mudah dilacak dan dijawab.
• Bagikan slide melalui berbagi layar, bukan dengan mengunggahnya ke Zoom. Berbagi layar memberi lebih banyak kontrol atas transisi.
• Jika panelis mengalami masalah koneksi, siapkan rencana cadangan: video yang sudah direkam, co-presenter yang mengambil alih, atau deck slide yang bisa berdiri sendiri.

Setelah webinar:

• Kirim email tindak lanjut dalam 24 jam dengan tautan rekaman dan sumber daya yang disebutkan.
• Tinjau laporan peserta: siapa yang tinggal hingga akhir, siapa yang pergi lebih awal, dan pertanyaan polling mana yang mendapat paling banyak keterlibatan.
• Gunakan fitur perekaman untuk menyediakan tayangan ulang di situs web atau saluran YouTube Anda.

Untuk tim yang rutin melakukan presentasi dan ingin audiens tetap tinggal untuk diskusi, breakout room dalam Zoom Meeting standar adalah salah satu opsi. Atau Anda bisa memindahkan bagian networking ke platform spasial tempat orang-orang bisa berbaur dengan bebas.

Zoom dan Zoom Webinars adalah merek dagang dari Zoom Communications, Inc. Situs ini tidak berafiliasi, didukung, atau disponsori oleh Zoom Communications, Inc.