Como criar uma reunião no Microsoft Teams

Este é um guia independente. Não tem afiliação nem apoio da Microsoft Corporation.

Você acabou de ser promovido a líder de equipe. Sua primeira tarefa? Agendar uma reunião semanal com oito pessoas em três fusos horários. Você abre o Microsoft Teams, olha para a interface por um minuto e se pergunta onde está o botão para criar uma reunião.

Você não está sozinho. Criar uma reunião no Microsoft Teams deveria ser simples, mas o Teams oferece pelo menos quatro formas diferentes: o calendário do app desktop, a versão web, a integração com o Outlook e o app para celular. Cada uma funciona de um jeito.

Este guia mostra como criar uma reunião no Microsoft Teams em todas as plataformas, passo a passo. Você vai aprender a agendar reuniões, criar links compartilháveis, convidar pessoas de fora da sua organização e configurar reuniões recorrentes. Também explicamos o que o plano gratuito faz e o que não faz.

O que você precisa antes de criar uma reunião no Teams

Antes de criar sua primeira reunião, confira se tem o básico.

Uma conta Microsoft. Você precisa de uma conta Microsoft gratuita ou uma assinatura paga do Microsoft 365. A versão gratuita do Teams permite reuniões com até 100 participantes por 60 minutos. Os planos pagos ampliam para 300 participantes e até 30 horas por reunião.

O app do Teams (opcional, mas recomendado). Você pode usar o Teams no navegador em teams.microsoft.com, mas os apps desktop e mobile tendem a ser mais estáveis em chamadas longas. Baixe o app no site da Microsoft ou na loja de apps do seu dispositivo.

Acesso ao calendário. Se você tem um plano Microsoft 365, o Teams se conecta diretamente ao Calendário do Outlook. Reuniões criadas em qualquer um dos apps aparecem nos dois. No plano gratuito, você usa o calendário integrado do Teams.

Imagine a situação: o Rafael do time de sucesso do cliente precisa agendar uma reunião no Teams com um cliente que usa Gmail e não tem conta Microsoft. Boa notícia: convidados externos podem entrar em qualquer reunião do Teams pelo link no navegador, sem fazer login. O Rafael envia o link e o cliente clica para participar. Sem downloads, sem conta.

Como criar uma reunião no Microsoft Teams (app desktop)

O app desktop é a forma mais comum de criar reuniões no Teams. O processo leva cerca de 30 segundos quando você sabe onde clicar.

Se você precisa de uma reunião agora em vez de uma agendada, pule o calendário. Vá a qualquer chat ou canal, clique no ícone de câmera na caixa de mensagem e selecione "Reunir agora". O Teams inicia uma chamada instantânea e você pode convidar pessoas na hora.

Quer personalizar seu plano de fundo antes da chamada começar? Um fundo limpo ajuda a manter o foco no conteúdo.

Como agendar uma reunião do Teams no Outlook

Se sua organização usa o Microsoft 365, o Outlook e o Teams compartilham o mesmo calendário. Você pode agendar uma reunião do Teams direto do Outlook sem abrir o app do Teams.

Pelo Outlook desktop (Windows ou Mac):

1. Abra o Outlook e vá para a visualização do Calendário
2. Clique em "Novo evento" ou "Nova reunião"
3. Na barra de ferramentas da reunião, clique no botão "Reunião do Teams" (pode aparecer como "Adicionar reunião online")
4. Um link de acesso do Teams é inserido automaticamente no corpo da reunião
5. Adicione participantes, defina data e horário e clique em "Enviar"

Pelo Outlook na web (outlook.office.com):

1. Vá para o Calendário e clique em "Novo evento"
2. Ative a opção "Reunião do Teams" no formulário do evento
3. Preencha os detalhes e clique em "Salvar" ou "Enviar"

O link da reunião do Teams aparece no convite de calendário, e os participantes podem entrar pelo Outlook ou pelo Teams. Esse método é especialmente útil se você vive no Outlook e não quer trocar de app só para agendar uma chamada.

Para saber mais sobre como agendar reuniões em diferentes plataformas, confira nosso guia de plataformas de reunião online.

Como criar um link de reunião do Teams para compartilhar

Às vezes você precisa de um link antes de saber quem vai participar. Talvez queira postar num canal do Slack, enviar por e-mail para uma lista ou adicionar a uma ferramenta de gestão de projetos.

Método 1: Copie o link de uma reunião agendada. Depois de agendar uma reunião (por qualquer método acima), abra os detalhes da reunião no calendário do Teams. Clique em "Copiar link de acesso" e cole onde precisar.

Método 2: Crie um link instantâneo "Reunir agora". No calendário do Teams, clique na seta ao lado de "Nova reunião" e selecione "Reunir agora". Antes de entrar, você verá a opção "Copiar link de acesso". Compartilhe esse link com quem quiser.

Método 3: Use o Teams no navegador. Acesse teams.microsoft.com, vá para o Calendário e crie uma reunião. O link de acesso fica disponível nos detalhes da reunião após salvar.

Convidados externos não precisam de conta nem do app do Teams. Eles podem abrir o link no Chrome, Edge ou Firefox e entrar direto pelo navegador. O Teams pede que digitem um nome de exibição antes de conectar.

Precisa de um link de reunião rápido para o standup do time? Atalho: digite /meetnow na barra de comandos no topo do Teams. Isso cria uma reunião instantânea e gera um link para compartilhar.

Como criar uma reunião do Teams no celular

O app mobile do Teams para iOS e Android suporta agendamento completo de reuniões. A interface é simplificada em relação ao desktop, mas as funcionalidades principais são as mesmas.

1. Abra o app do Teams no celular
2. Toque na aba Calendário na parte de baixo da tela
3. Toque no botão + no canto superior direito
4. Digite o título da reunião, data, horário e participantes
5. Toque em Concluído ou Enviar para agendar a reunião

Para iniciar uma reunião instantânea pelo celular, toque no ícone de câmera em qualquer conversa de chat e selecione "Reunir agora".

Reunião pelo celular funciona bem para chamadas rápidas, mas para sessões mais longas com compartilhamento de tela ou apresentações, o app desktop oferece uma experiência melhor. O app mobile também permite entrar em reuniões por link, então você pode compartilhar um link de reunião do Teams e a pessoa entra pelo navegador do celular, mesmo sem o app instalado.

Como configurar uma reunião recorrente no Teams

Standups semanais, 1:1 quinzenais, reuniões gerais mensais. A maioria dos times tem reuniões que se repetem. O Teams lida com reuniões recorrentes nativamente.

Ao criar uma nova reunião (no desktop ou Outlook), procure o menu Repetir ou Recorrência. As opções incluem:

• Diariamente (todo dia útil ou todos os dias)
• Semanalmente (escolha dias específicos da semana)
• Mensalmente (mesma data todo mês ou padrões como "primeira terça-feira")
• Personalizado (defina seu próprio intervalo)

Defina uma data de término ou deixe se repetir indefinidamente. Todas as ocorrências compartilham o mesmo link de reunião, então os participantes salvam uma vez e entram toda vez.

Dica prática: a Camila, scrum master, configura um standup recorrente de 15 minutos às 9:15 da manhã, todos os dias úteis. Ela fixa o mesmo link no canal de chat da equipe. Novos membros clicam no link fixado no primeiro dia. Sem precisar procurar convite no calendário.

Reunião recorrentes também compartilham uma única conversa de chat. Notas, arquivos e mensagens de cada sessão se acumulam em uma conversa só, facilitando encontrar o que foi discutido na semana anterior.

Para mais ideias sobre como conduzir standups remotos eficientes, veja nosso guia de standup diário virtual.

Como convidar pessoas de fora para uma reunião do Teams

As reuniões do Teams não se limitam a pessoas da sua organização. Você pode convidar clientes, freelancers ou parceiros que não têm conta Microsoft.

Para convidar um convidado externo:

1. Crie uma nova reunião (por qualquer método descrito acima)
2. No campo de participantes, digite o endereço de e-mail completo do convidado
3. Envie o convite

O convidado recebe um convite de calendário padrão com o link "Ingressar na reunião do Microsoft Teams". Ao clicar, tem duas opções:

• Entrar pelo navegador (sem download). Funciona no Chrome, Edge e Firefox.
• Baixar o app do Teams e entrar pelo cliente desktop ou mobile.

Convidados pelo navegador têm uma experiência simplificada. Podem compartilhar tela, usar chat e participar com áudio/vídeo. Alguns recursos como salas de grupos, reações e efeitos de fundo podem ser limitados dependendo do navegador.

Se o administrador de TI da sua organização restringiu o acesso externo, os convidados podem parar na sala de espera até que alguém os admita. O organizador da reunião ou um apresentador pode admitir os convidados pelo painel de participantes.

Para equipes que colaboram regularmente com clientes externos, considere uma plataforma mais aberta. Nosso guia de alternativas ao Microsoft Teams apresenta ferramentas que facilitam reuniões entre organizações.

Dicas para reuniões melhores no Microsoft Teams

Criar a reunião é a parte fácil. Conduzir bem exige um pouco mais de atenção.

1. Defina uma pauta na descrição da reunião. Cole de 3 a 5 tópicos no campo de descrição ao agendar. Os participantes veem a pauta antes de entrar e podem se preparar.

2. Use a sala de espera. Para reuniões com convidados externos, mantenha a sala de espera ativada. Isso impede que as pessoas entrem antes do organizador e dá controle sobre quem entra.

3. Atribua papéis. Nas opções de reunião, defina pessoas específicas como apresentadores se precisarem compartilhar tela. Mantenha os demais como participantes para evitar compartilhamentos de tela acidentais.

4. Comece no horário, termine 5 minutos antes. Reuniões seguidas são a principal reclamação no trabalho remoto. Agende reuniões de 25 ou 50 minutos em vez de 30 ou 60.

5. Grave quando necessário. Se a discussão envolve decisões ou itens de ação, grave. A gravação salva no OneDrive com transcrição. Veja o passo a passo completo no nosso guia de como gravar no Microsoft Teams.

6. Use salas de grupos para workshops. Em reuniões com mais de 8 pessoas, divida em grupos menores usando as salas de grupos do Teams. Grupos pequenos geram discussões melhores do que uma chamada grande.

7. Teste seu áudio antes. O Teams tem um recurso de chamada de teste integrado. Saiba como usar no nosso guia de teste de áudio no Teams.

Reuniões no Microsoft Teams: plano gratuito vs planos pagos

A versão gratuita do Teams cobre o básico, mas os planos pagos liberam reuniões mais longas e recursos extras. Veja uma comparação rápida:

Microsoft Teams Free:

• Até 100 participantes
• Limite de 60 minutos por reunião (com 3+ participantes)
• Compartilhamento de tela e efeitos de fundo
• Sem gravação de reunião (a menos que tenha assinatura Microsoft 365 Personal ou Family)
• Sem salas de grupos
• Sem transcrição de reunião

Microsoft 365 Business Basic e acima:

• Até 300 participantes
• Reuniões de até 30 horas
• Gravação de reunião com transcrição automática
• Integração com calendário do Outlook
• Salas de grupos
• Planos de fundo personalizados e Together Mode

Para detalhes atualizados dos planos e preços, acesse microsoft.com/en-us/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options.

Se você está no plano gratuito e esbarrando nos limites, considere se uma videochamada tradicional é mesmo o formato certo. Para encontros informais de equipe e eventos de networking, plataformas espaciais como o Flat.social permitem que as pessoas circulem livremente, sem bloquear o calendário de todo mundo.

Microsoft, Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook, OneDrive e SharePoint são marcas registradas da Microsoft Corporation. Este site não tem afiliação, endosso ou patrocínio da Microsoft Corporation.