Comment créer une réunion Microsoft Teams

Ceci est un guide indépendant. Il n'est ni affilié ni approuvé par Microsoft Corporation.

Vous venez d'être promu responsable d'équipe. Votre première mission : organiser une réunion hebdomadaire avec huit personnes réparties sur trois fuseaux horaires. Vous ouvrez Microsoft Teams, regardez l'interface pendant une minute et vous demandez où se trouve le bouton pour créer une réunion.

Vous n'êtes pas le seul. Créer une réunion dans Microsoft Teams devrait être simple, mais Teams propose au moins quatre méthodes : le calendrier de l'application de bureau, la version web, l'intégration Outlook et l'application mobile. Chacune fonctionne légèrement différemment.

Ce guide vous explique comment créer une réunion Microsoft Teams sur chaque plateforme, étape par étape. Vous apprendrez à planifier des réunions, créer des liens de partage, inviter des participants externes et configurer des réunions récurrentes. Nous couvrons également les possibilités et limites du plan gratuit.

Ce dont vous avez besoin avant de créer une réunion Teams

Avant de créer votre première réunion, assurez-vous d'avoir les éléments essentiels.

Un compte Microsoft. Vous avez besoin d'un compte Microsoft gratuit ou d'un abonnement Microsoft 365 payant. La version gratuite de Teams permet d'organiser des réunions avec jusqu'à 100 participants pendant 60 minutes. Les plans payants étendent cette limite à 300 participants et jusqu'à 30 heures par réunion.

L'application Teams (facultative mais recommandée). Vous pouvez utiliser Teams dans un navigateur sur teams.microsoft.com, mais les applications de bureau et mobile sont plus stables pour les appels prolongés. Téléchargez l'application depuis le site de Microsoft ou la boutique d'applications de votre appareil.

Accès au calendrier. Si vous disposez d'un plan Microsoft 365, Teams est directement connecté au Calendrier Outlook. Les réunions créées dans l'une ou l'autre application apparaissent dans les deux. Avec le plan gratuit, vous utilisez le calendrier intégré de Teams.

Prenons un exemple : Sophie, du service client, doit organiser une réunion Teams avec un client qui utilise Gmail et n'a pas de compte Microsoft. Bonne nouvelle : les participants externes peuvent rejoindre n'importe quelle réunion Teams via un lien dans le navigateur, sans se connecter. Sophie envoie le lien et le client clique pour rejoindre. Aucun téléchargement, aucun compte nécessaire.

Comment créer une réunion Microsoft Teams (application de bureau)

L'application de bureau est le moyen le plus courant de créer une réunion Teams. Le processus prend environ 30 secondes une fois que vous savez où cliquer.

Si vous avez besoin d'une réunion immédiate plutôt que planifiée, passez outre le calendrier. Allez dans n'importe quelle conversation ou canal, cliquez sur l'icône de la caméra dans la zone de message et sélectionnez « Réunion instantanée ». Teams lance un appel immédiat et vous pouvez inviter des personnes en temps réel.

Vous souhaitez personnaliser votre arrière-plan avant le début de l'appel ? Un arrière-plan soigné aide à maintenir l'attention sur le contenu.

Comment planifier une réunion Teams dans Outlook

Si votre organisation utilise Microsoft 365, Outlook et Teams partagent le même calendrier. Vous pouvez planifier une réunion Teams directement depuis Outlook sans ouvrir l'application Teams.

Depuis Outlook sur ordinateur (Windows ou Mac) :

1. Ouvrez Outlook et accédez à la vue Calendrier
2. Cliquez sur « Nouvel événement » ou « Nouvelle réunion »
3. Dans la barre d'outils de la réunion, cliquez sur le bouton « Réunion Teams » (il peut indiquer « Ajouter une réunion en ligne »)
4. Un lien de participation Teams est automatiquement inséré dans le corps de la réunion
5. Ajoutez des participants, définissez la date et l'heure, et cliquez sur « Envoyer »

Depuis Outlook sur le web (outlook.office.com) :

1. Accédez au Calendrier et cliquez sur « Nouvel événement »
2. Activez l'option « Réunion Teams » dans le formulaire de l'événement
3. Remplissez les détails et cliquez sur « Enregistrer » ou « Envoyer »

Le lien de la réunion Teams apparaît dans l'invitation de calendrier, et les participants peuvent rejoindre depuis Outlook ou Teams. Cette méthode est particulièrement utile si vous travaillez principalement dans Outlook et ne souhaitez pas changer d'application pour planifier un appel.

Pour en savoir plus sur l'organisation de réunions sur différentes plateformes, consultez notre guide des plateformes de réunion en ligne.

Comment créer un lien de réunion Teams à partager

Parfois, vous avez besoin d'un lien de réunion avant de savoir qui y participera. Peut-être pour le publier dans un canal Slack, l'envoyer par e-mail à une liste de diffusion ou l'ajouter à un outil de gestion de projet.

Méthode 1 : copiez le lien depuis une réunion planifiée. Après avoir planifié une réunion (par l'une des méthodes ci-dessus), ouvrez les détails de la réunion dans votre calendrier Teams. Cliquez sur « Copier le lien de participation » et collez-le où vous le souhaitez.

Méthode 2 : créez un lien instantané « Réunion instantanée ». Dans le calendrier Teams, cliquez sur la flèche déroulante à côté de « Nouvelle réunion » et sélectionnez « Réunion instantanée ». Avant de rejoindre, vous verrez l'option « Copier le lien de participation ». Partagez ce lien avec les personnes souhaitées.

Méthode 3 : utilisez l'application web Teams. Rendez-vous sur teams.microsoft.com, accédez au Calendrier et créez une réunion. Le lien de participation est disponible dans les détails de la réunion après l'enregistrement.

Les invités externes n'ont besoin ni d'un compte Teams ni de l'application. Ils peuvent ouvrir le lien dans Chrome, Edge ou Firefox et rejoindre directement depuis le navigateur. Teams leur demande de saisir un nom d'affichage avant la connexion.

Besoin d'un lien de réunion rapidement pour un point d'équipe ? Raccourci : saisissez /meetnow dans la barre de commandes en haut de Teams. Cela crée une réunion instantanée avec un lien à partager.

Comment créer une réunion Teams sur mobile

L'application mobile Teams pour iOS et Android prend en charge la planification complète des réunions. L'interface est simplifiée par rapport à celle du bureau, mais les fonctionnalités principales sont identiques.

1. Ouvrez l'application Teams sur votre téléphone
2. Appuyez sur l'onglet Calendrier en bas de l'écran
3. Appuyez sur le bouton + dans le coin supérieur droit
4. Saisissez le titre de la réunion, la date, l'heure et les participants
5. Appuyez sur Terminé ou Envoyer pour planifier la réunion

Pour démarrer une réunion instantanée depuis le mobile, appuyez sur l'icône de la caméra dans n'importe quelle conversation et sélectionnez « Réunion instantanée ».

Les réunions sur mobile conviennent aux appels rapides, mais pour les sessions longues avec partage d'écran ou présentations, l'application de bureau offre une meilleure expérience. L'application mobile permet également de rejoindre les réunions via un lien. Vous pouvez donc partager un lien de réunion Teams et le destinataire rejoint depuis le navigateur de son téléphone, même sans l'application installée.

Comment configurer une réunion récurrente dans Teams

Points hebdomadaires, entretiens individuels bimensuels, réunions générales mensuelles. La plupart des équipes ont des réunions qui se répètent. Teams gère nativement les réunions récurrentes.

Lors de la création d'une nouvelle réunion (sur ordinateur ou dans Outlook), recherchez le menu déroulant Répéter ou Périodicité. Les options incluent :

• Quotidiennement (chaque jour ouvrable ou chaque jour)
• Hebdomadairement (choisissez des jours précis de la semaine)
• Mensuellement (même date chaque mois, ou schémas comme « premier mardi »)
• Personnalisé (définissez votre propre intervalle)

Définissez une date de fin ou laissez la récurrence indéfinie. Toutes les occurrences partagent le même lien, les participants l'enregistrent une fois et se connectent à chaque fois.

Conseil pratique : Marie, scrum master, configure un point quotidien récurrent de 15 minutes à 9 h 15 chaque jour ouvrable. Elle épingle le même lien dans le canal de chat de l'équipe. Les nouveaux arrivants cliquent simplement sur le lien épinglé dès leur premier jour. Pas besoin de chercher une invitation dans le calendrier.

Les réunions récurrentes partagent également un fil de discussion unique. Notes, fichiers et messages de chaque session s'accumulent dans une seule conversation, ce qui facilite la consultation des échanges de la semaine précédente.

Pour d'autres idées sur la conduite de points quotidiens à distance, consultez notre guide du standup quotidien virtuel.

Comment inviter des participants externes à une réunion Teams

Les réunions Teams ne se limitent pas aux personnes de votre organisation. Vous pouvez inviter des clients, des freelances ou des partenaires qui n'ont pas de compte Microsoft.

Pour inviter un participant externe :

1. Créez une nouvelle réunion (par l'une des méthodes décrites ci-dessus)
2. Dans le champ des participants, saisissez l'adresse e-mail complète de l'invité
3. Envoyez l'invitation

L'invité reçoit une invitation de calendrier standard avec un lien « Rejoindre la réunion Microsoft Teams ». En cliquant, il dispose de deux options :

• Rejoindre dans le navigateur (aucun téléchargement requis). Fonctionne dans Chrome, Edge et Firefox.
• Télécharger l'application Teams et rejoindre via le client de bureau ou mobile.

Les invités qui utilisent le navigateur bénéficient d'une expérience simplifiée. Ils peuvent partager leur écran, utiliser le chat et participer en audio/vidéo. Certaines fonctionnalités comme les salles de sous-groupes, les réactions et les effets d'arrière-plan peuvent être limitées selon le navigateur.

Si l'administrateur informatique de votre organisation a restreint l'accès externe, les invités peuvent se retrouver en salle d'attente en attendant d'être admis. L'organisateur de la réunion ou un présentateur peut admettre les invités depuis le panneau des participants.

Pour les équipes qui collaborent régulièrement avec des clients externes, envisagez une plateforme plus ouverte. Notre guide des alternatives à Microsoft Teams présente des outils qui facilitent les réunions inter-organisations.

Conseils pour de meilleures réunions Microsoft Teams

Créer la réunion est la partie facile. Bien l'animer demande un peu plus de réflexion.

1. Définissez un ordre du jour dans la description. Collez 3 à 5 points dans le champ de description lors de la planification. Les participants consultent l'ordre du jour avant de rejoindre et peuvent se préparer.

2. Utilisez la salle d'attente. Pour les réunions avec des invités externes, gardez la salle d'attente activée. Cela empêche les personnes de rejoindre avant l'organisateur et vous donne le contrôle sur les admissions.

3. Attribuez des rôles. Dans les options de réunion, désignez des personnes spécifiques comme présentateurs si elles doivent partager leur écran. Laissez les autres en tant que participants pour éviter les partages d'écran accidentels.

4. Commencez à l'heure, terminez 5 minutes en avance. Les réunions qui s'enchaînent sont la plainte numéro un du travail à distance. Planifiez des réunions de 25 ou 50 minutes au lieu de 30 ou 60.

5. Enregistrez si nécessaire. Si la discussion porte sur des décisions ou des actions à mener, lancez l'enregistrement. Celui-ci est sauvegardé sur OneDrive avec une transcription. Consultez notre guide d'enregistrement Microsoft Teams pour la marche à suivre complète.

6. Utilisez les salles de sous-groupes pour les ateliers. Pour les réunions de plus de 8 personnes, divisez en petits groupes avec les salles de sous-groupes Teams. Les petits groupes génèrent de meilleures discussions.

7. Testez votre audio en amont. Teams dispose d'une fonctionnalité d'appel de test intégrée. Découvrez comment l'utiliser dans notre guide de test audio Teams.

Réunions Microsoft Teams : plan gratuit ou plans payants

La version gratuite de Teams couvre l'essentiel, mais les plans payants débloquent des réunions plus longues et des fonctionnalités supplémentaires. Voici une comparaison rapide :

Microsoft Teams Free :

• Jusqu'à 100 participants
• Limite de 60 minutes par réunion (pour 3 participants et plus)
• Partage d'écran et effets d'arrière-plan
• Pas d'enregistrement de réunion (sauf avec un abonnement Microsoft 365 Personnel ou Famille)
• Pas de salles de sous-groupes
• Pas de transcription de réunion

Microsoft 365 Business Basic et supérieur :

• Jusqu'à 300 participants
• Réunions jusqu'à 30 heures
• Enregistrement avec transcription automatique
• Intégration du calendrier Outlook
• Salles de sous-groupes
• Arrière-plans personnalisés et mode Together

Pour les détails actuels des plans et tarifs, rendez-vous sur microsoft.com/en-us/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options.

Si vous êtes sur le plan gratuit et atteignez les limites, demandez-vous si un appel vidéo classique est vraiment le bon format. Pour les rencontres informelles d'équipe et les événements de networking, des plateformes spatiales comme Flat.social permettent aux participants de circuler librement sans bloquer le calendrier de chacun.

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