Qu'est-ce qu'un webinaire Zoom ? Tout ce que vous devez savoir

Ceci est un guide indépendant. Il n'est ni affilié, ni approuvé, ni sponsorisé par Zoom Communications, Inc.

On vient de vous demander de « configurer un webinaire Zoom » pour le lancement produit de votre entreprise. Vous ouvrez Zoom, vous cliquez partout, et vous réalisez que l'option webinaire n'apparaît nulle part. C'est parce que les webinaires Zoom ne sont pas la même chose que les réunions Zoom : ils nécessitent une licence supplémentaire distincte.

Si vous vous demandez ce qu'est réellement un webinaire Zoom, en quoi il diffère d'une réunion classique, ou si vous en avez vraiment besoin, vous êtes au bon endroit. Ce guide explique à quoi servent les webinaires Zoom, qui peut voir et parler pendant un webinaire, comment créer votre premier webinaire et combien Zoom facture cette fonctionnalité. Nous abordons également l'inscription, les sessions de répétition et les erreurs courantes des organisateurs débutants.

Webinaire Zoom vs réunion : quelle différence ?

C'est la question que la plupart des gens posent en premier, et la réponse tient en un mot : le contrôle. Une réunion Zoom est une conversation bidirectionnelle. Tout le monde peut parler, partager son écran et activer sa caméra. Un webinaire Zoom est une diffusion d'un vers plusieurs où l'hôte décide qui prend la parole.

Voici comment ils se comparent sur les points essentiels :

• Interaction du public : En réunion, tous les participants peuvent réactiver leur micro et parler. En webinaire, les participants sont en mode affichage uniquement. Ils interagissent via les questions-réponses, le chat et les sondages.
• Accès à la caméra : Les participants d'une réunion peuvent activer leur webcam. Les participants d'un webinaire ne le peuvent pas. Seuls l'hôte et les panélistes apparaissent en vidéo.
• Capacité : Les réunions supportent jusqu'à 1 000 participants (sur les forfaits supérieurs). Les webinaires s'échelonnent de 500 à plus de 100 000 participants selon votre licence (Zoom propose des licences à usage unique pour des événements jusqu'à 1 million de participants).
• Inscription : Les webinaires incluent une page d'inscription intégrée où les participants s'enregistrent avec leur nom et leur e-mail avant l'événement. Les réunions ont une inscription optionnelle, mais la plupart des hôtes ne l'utilisent pas.
• Tarifs : Les réunions sont incluses dans tous les forfaits Zoom. Les webinaires sont un module complémentaire payant à partir de 500 participants.
• Sessions de répétition : Les webinaires offrent un mode de répétition où l'hôte et les panélistes peuvent s'entraîner avant le direct. Les réunions n'ont pas cette fonctionnalité.

Prenons un exemple : Priya organise une réunion générale mensuelle pour son entreprise de 80 personnes. Elle utilise une réunion Zoom car tout le monde doit poser des questions et partager des informations. Mais quand son équipe marketing organise une démonstration produit pour 2 000 prospects, ils passent au webinaire Zoom. Le public regarde la présentation et envoie des questions via les Q&A, tandis que seule l'équipe produit apparaît à l'écran.

Si vous hésitez entre les deux, posez-vous la question : votre public doit-il parler, ou juste regarder ? S'il doit parler, utilisez une réunion. S'il assiste à une présentation, un webinaire vous donne plus de contrôle sur l'expérience.

Qui fait quoi dans un webinaire Zoom ?

Les webinaires Zoom comportent trois rôles distincts. Les comprendre évite toute confusion le jour de l'événement.

Hôte : La personne qui planifie et contrôle le webinaire. L'hôte peut démarrer et arrêter l'événement, couper ou réactiver le son des panélistes, lancer des sondages, gérer les questions-réponses et promouvoir des participants au rang de panélistes en temps réel. Une seule personne peut être l'hôte, mais elle peut désigner des hôtes alternatifs disposant des mêmes autorisations.

Panéliste : Les intervenants et présentateurs invités par l'hôte. Les panélistes peuvent partager leur écran, activer leur caméra, réactiver leur micro et participer aux questions-réponses. Ils rejoignent via un lien panéliste spécial (différent du lien participant). Le nombre maximum de panélistes dépend de la licence de réunion de l'hôte : un forfait standard prend en charge jusqu'à 100, tandis que les hôtes disposant du module Large Meetings peuvent en avoir jusqu'à 500 ou 1 000.

Participant : Le public. Les participants regardent et écoutent. Ils ne peuvent pas réactiver leur micro, partager leur écran ou activer leur caméra. Ils interagissent via le chat, les questions-réponses et les sondages. Ils rejoignent via le lien d'inscription ou l'URL participant.

Voici une situation qui surprend beaucoup de monde : votre VP doit présenter lors du webinaire, mais il a rejoint via le lien participant. Il est maintenant bloqué en mode affichage uniquement, sans possibilité de partager son écran. La solution ? Envoyez aux panélistes le bon lien panéliste avant l'événement, ou demandez à l'hôte de les promouvoir panéliste pendant la session en direct.

Pour un aperçu plus large des bases de Zoom, notamment comment configurer une réunion Zoom ou en planifier une à l'avance, consultez nos guides associés.

Comment créer un webinaire Zoom

Avant de commencer, assurez-vous que votre compte Zoom dispose du module Webinars activé. Si vous ne voyez pas l'onglet « Webinars » dans votre portail web Zoom, vous devrez acheter la licence ou la demander à votre administrateur Zoom.

Conseil : Planifiez une session de répétition 30 minutes avant l'événement en direct. Cela vous permet, à vous et à vos panélistes, de tester l'audio, le partage d'écran et les transitions de diapositives sans que le public ne regarde. Lancez la session de répétition depuis le portail web Zoom ou l'application de bureau, et quand vous êtes prêt, cliquez sur « Broadcast » pour passer en direct.

Si vous débutez avec Zoom en général, notre guide complet d'utilisation de Zoom couvre les bases des applications de bureau et mobiles.

Combien coûte un webinaire Zoom ?

Les webinaires Zoom ne sont pas inclus dans le forfait de base Zoom Workplace. Vous devez acheter le module Zoom Webinars séparément, et le prix dépend du nombre de participants dont vous avez besoin.

Les tarifs de Zoom changent régulièrement, consultez donc les prix actuels sur zoom.us/pricing. De manière générale, Zoom vend des licences de webinaire par paliers basés sur la capacité maximale de participants : 500, 1 000, 3 000, 5 000, 10 000, 50 000 et jusqu'à 100 000. Pour les événements dépassant ce seuil, Zoom propose des licences à usage unique pouvant accueillir jusqu'à 1 million de participants.

Quelques points importants sur la structure tarifaire :

• Le module webinaire est facturé par utilisateur (par hôte), pas par participant. Si trois personnes de votre équipe doivent organiser des webinaires simultanément, vous avez besoin de trois licences.
• Les forfaits annuels reviennent moins cher par mois que la facturation mensuelle.
• Le module nécessite au minimum un forfait Zoom Workplace Pro comme base.
• Les panélistes n'ont pas besoin de leurs propres licences. Seul le compte de l'hôte a besoin du module.

Pour les petites équipes qui organisent des présentations occasionnelles, une réunion Zoom avec salle d'attente et participants en sourdine peut servir d'alternative gratuite. Vous perdez la page d'inscription, le panneau de questions-réponses et la session de répétition, mais vous économisez les frais mensuels du module.

Les équipes qui recherchent des alternatives à Zoom avec des fonctionnalités interactives sans frais de webinaire par poste devraient explorer les plateformes de réunion spatiale où le public peut participer directement.

Inscription aux webinaires Zoom : comment ça fonctionne

L'une des principales raisons de choisir les webinaires plutôt que les réunions est le système d'inscription intégré. Voici ce qu'il comprend :

Configuration de l'inscription :

1. Activez l'inscription lors de la planification du webinaire
2. Personnalisez les champs du formulaire (nom et e-mail sont obligatoires par défaut ; vous pouvez ajouter le poste, l'entreprise, le secteur d'activité et des questions personnalisées)
3. Choisissez le type d'approbation : automatique (toute personne inscrite est acceptée) ou manuelle (vous examinez et approuvez chaque inscrit)
4. Ajoutez éventuellement des pixels de suivi ou connectez votre CRM via les intégrations Zoom

Ce que voient les participants :

• Une page d'inscription à votre image avec le titre du webinaire, la description, la date et l'heure
• Un e-mail de confirmation après l'inscription, contenant leur lien personnel de connexion
• Un e-mail de rappel avant l'événement (configurable)

Après le webinaire :

• Vous pouvez télécharger un rapport complet des participants indiquant qui s'est inscrit, qui a participé, combien de temps chacun est resté et les réponses aux questions d'inscription
• Ces données s'intègrent avec des outils marketing comme HubSpot, Marketo et Salesforce via le marketplace d'applications Zoom

Daniel, d'une entreprise SaaS de taille moyenne, organise des webinaires produit mensuels. Il ajoute trois questions personnalisées à l'inscription : rôle, taille de l'entreprise et principal défi. Après chaque webinaire, il exporte la liste des participants et la transmet à son équipe commerciale, triée par taille d'entreprise. Les inscrits ayant assisté à l'intégralité de la session reçoivent un appel de suivi dans les 48 heures.

Pour les événements où vous souhaitez que les participants réseautent après la présentation, une plateforme d'événements virtuels leur donne la liberté de se déplacer et d'engager des conversations spontanément.

Les participants d'un webinaire Zoom peuvent-ils me voir ?

C'est l'une des questions les plus recherchées sur les webinaires Zoom, et la réponse courte est : non. Les participants ne peuvent pas voir les autres participants. Ils ne voient que l'hôte et les panélistes dont la caméra est activée.

Voici le détail complet de qui peut voir quoi :

• L'hôte et les panélistes peuvent voir mutuellement leurs flux vidéo et leurs noms
• Les participants ne voient que l'hôte et les panélistes en vidéo. Ils ne peuvent pas voir les noms ou les visages des autres participants, ni même combien de personnes regardent (sauf si l'hôte active l'affichage du nombre de participants)
• La visibilité du chat dépend des paramètres de l'hôte. Vous pouvez autoriser les participants à chatter uniquement avec les panélistes, avec tous les panélistes et participants, ou désactiver complètement le chat

Cette couche de confidentialité est en réalité l'une des principales raisons pour lesquelles les organisations choisissent les webinaires plutôt que les réunions pour les événements externes. Les participants se sentent à l'aise car leur identité n'est pas exposée à des centaines d'inconnus.

Si vous organisez un webinaire où vous souhaitez que les participants interagissent entre eux, vous avez deux options : activer le chat pour tous les participants, ou basculer la partie networking post-présentation vers un autre format. Certaines équipes organisent la présentation formelle en webinaire Zoom, puis transfèrent les participants vers une réunion Zoom séparée ou une plateforme spatiale comme Flat.social pour la partie networking.

Conseils pour un webinaire Zoom qui captive son public

Organiser un webinaire Zoom est simple. Garder votre public engagé pendant toute la session est le vrai défi. Voici des stratégies pratiques qui fonctionnent :

Avant le webinaire :

• Effectuez une session de répétition avec tous les panélistes. Testez le partage d'écran, les transitions de diapositives et la qualité audio.
• Envoyez des e-mails de rappel 24 heures et 1 heure avant l'événement.
• Préparez 3 à 5 questions de sondage pour rythmer la présentation. Le public s'implique davantage lorsqu'on lui demande de participer toutes les 8 à 10 minutes.
• Désignez une personne dédiée à la gestion des questions-réponses pour que le présentateur puisse se concentrer sur le contenu.

Pendant le webinaire :

• Commencez à l'heure. Les participants décrochent rapidement si vous attendez plus de 2 minutes les retardataires.
• Utilisez le panneau de questions-réponses, pas le chat, pour les questions du public. C'est plus facile à suivre et à traiter.
• Partagez vos diapositives via le partage d'écran, pas en les téléchargeant dans Zoom. Le partage d'écran vous donne plus de contrôle sur les transitions.
• Si un panéliste a des problèmes de connexion, ayez un plan de secours : vidéo pré-enregistrée, co-présentateur prenant le relais ou un support de présentation autonome.

Après le webinaire :

• Envoyez un e-mail de suivi dans les 24 heures avec le lien de l'enregistrement et les ressources mentionnées.
• Analysez le rapport de participation : qui est resté jusqu'à la fin, qui est parti tôt et quelles questions de sondage ont généré le plus d'engagement.
• Utilisez les fonctionnalités d'enregistrement pour rendre le replay disponible sur votre site web ou votre chaîne YouTube.

Pour les équipes qui organisent des présentations récurrentes et souhaitent que le public reste pour une discussion, les salles de sous-groupes dans une réunion Zoom standard sont une option. Vous pouvez aussi transférer la partie networking vers une plateforme spatiale où les gens circulent librement.

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