Jak zorganizować kreatywne i angażujące spotkanie online?

Już dziś, już teraz możesz wyrzucić ZOOMfatigue przez okno.

Jak zorganizować kreatywne i angażujące spotkanie online?

Wraz z obecną adaptacją pracy zdalnej spotkania online stały się częścią naszej codziennej rutyny. Niektórzy ich nieznoszą, inni je kochają. Bez względu na to, jakie masz nastawienie, są tutaj, by zostać.

Narzędzia do spotkań online

Molzliwosc pokazania się nagle (lub zapowiedziania) na drugim krańcu świata jest na prawdę cudem dnia dzisiejszego. Jednak ilość narzędzi, z których możemy obecnie wybierać, może być czasami przytłaczająca. Nad kazdym z tych produktów pracuje całe stado inzynierów. Narzędzi jest coraz więcej!

Większość z tych narzędzi została do tej pory stworzona z myślą o poważnym biznesie, czasami musimy przeprowadzić spotkanie online, w którym główny program skupia się wokół ludzi i ich kreatywności. Niie kolejnej prezentacji, w której jedna osoba pokazuje kolejną prezentację z PowerPointa przez 2 godziny podczas gdy wszyscy zasypiają cichutko a czasem ktoś zacznie chrapać.

Potrzebujemy narzędzia które skłania do zabawy, kolaboracji i pozwala gościom na ekspresję własnej osoby i swoich pomysłów.

Więc jakie narzędzie jest najlepsze do spotkań online, które ma jest kreatywne i zaangazuje wszystkich członków spotkania?

Tadaa oto flat.social - aplikacja do rozmów wideo gdzie poprawdzisz kreatywne spotkania w których Twoi goście będą mogli się przemieszczać po wirtualnej przestrzeni wypełnionej narzędziami do kolaboracji.

W przygotowaniu do spotkania

Czy to właśnie Ty organizujesz spotkanie? Świetnie, jesteś we właściwym miejscu.

Podobnie jak w przypadku spotkań odbywających się w fizycznie w biurze, jeśli chcesz, aby spotkanie online przebiegało sprawnie, musisz się trochę przygotować. Możesz dostosować swoją wirtualną przestrzeń na flat.social , gdzie odbędzie się spotkanie, do swoich potrzeb. Oto kilka scenariuszy, które mogą się przydać:

👶

Do twojego zdalnego zespołu właśnie dołączył się ktoś nowy - Najs! Będziesz chciał upewnić się, że nowicjusz może spotkać członków zespołu i zakorzenić się w Twojej firmie. Zorganizowanie imprezki powitalnej jest w tym przypadku świetnym pomysłem nie tylko dla nowej osoby w Twoim zespole ale tez dla reszty.

🤔

Retrospektywa - uważamy, że to jedno z najważniejszych spotkań w ciągu tygodnia z punktu widzenia długoterminowych benefitów. Aby przygotować się do tego spotkania, możesz dodać nowy pokój do swojej wirtualnej przestrzeni - Retrospective Room. Nie musisz pocić się zbyt długo z przygotowaniami, jedyne co trzeba zrobić to zaprosić gości i dać im przestrzeń do wypowiedzi.
Każda osoba będzie mógła płynnie poruszać się popokoju i dodawać w odpowiednich rubrykach kolorowe karteczki, obrazki i rysunki - co poszło dobrze, co poszło nie tak. Na koniec zespół omówi, jakie działania będą najlepsze, aby poprawić to, co poszło źle i uczcić osiągnięcia z poprzedniego sprintu.

🛋️

Spotkanie jeden na jednego 1:1 - jesteś menedżero i nie organizujesz spotkań jeden na jeden z osobami, z którymi pracujesz? Pomyśl dwa albo trzy razy. Spotkania jeden na jeden zapewniają lepsze połączenie z kierownictwem firmy, zwiększają lojalność pracowników i dostarczają feedback od ludzi, z którymi pracujesz.

Organizowanie zabawnego spotkania jeden na jeden na flat.social jest bajecznie proste. Wystarczy wybrać jeden z pokojów do spotkań (np.🐒 Tropical Forest Meeting Room lub 🧑‍🚀 Mars Themed rooms i wysłać drugiej osobie link do spotkania.

👋

Imprezka Firmowa - komunikacja pomiędzy członkami zespołów jest niełatwa w czasach pracy zdalnej. Najczęściej zespoły kończą zamykając się w sobie, a większość ich interakcji dzieje się tylko między osobami, które współpracują bezpośrednio. Badanie przeprowadzone na ponad 61 000 pracowników Microsoft podczas pandemii Covid-19 wykazało znaczny spadek współpracy między zespołami, powodując, że sieci pracowników stają się „statyczne i zamkniete, z mniejszą liczbą połączeń między różnymi częściami”. (study link

Jak sobie z tym poradzić? - ⚡ Speed Networking - to pokój który mozesz dodać do swojego wirtualnego biura który pomaga poznać się nawzajem członkom twojego zespołu. Raz na pięć minut osoby które są w pokoju zostaną połączone przypadkowo w pary na małe pogawędki. Pozwala to poznać się osobom, które nie miały wcześniej przyjemności się jeszcze spotkać.

Chcesz zobaczyć więcej rodzajów pokojów które są na flat.social? Wejdź na stronę Rooms & Activites i zobacz!

Podczas spotkania

👋

Przedstaw sobie gości- bądź odpowiedzialnym gospodarzem i upewnij się, że nikt nie został w tyle. W przypadku spotkania online prowadzonego w ZOOM lub Microsoft Teams zbyt łatwo jest dołączyć i siedzieć z tyłu w biernym milczeniu. Może to wyjść w przypadku webinara internetowego, ale nie spotkania, które ma na celu zaangażować wszystkich gości.

Gdy nowi goście dołączą do spotkania na flat.social , wylądują w strefie powitalnej pokoju. Otrzymasz powiadomienie, gdy ktoś nowy dołączy i możesz podjechać do tej osoby, powitać ją, a następnie zabrać ją do miejsca, gdzie toczy się rozmowa.

Zdania i role- jeśli spotkanie, które organizujesz, wymaga trochę pomocy, pamiętaj, aby wiedzieć, kto może Ci pomóc i jaka jest jego rola. Na przykład - jeśli organizujesz warsztaty, na których ludzie zostaną podzieleni na grupy, upewnij się, że mogą poprosić kogoś o pomoc lub wyjaśnienia bez długiego czekania na zwrócenie Twojej uwagi.

Po spotkaniu

Follow up- poproś o feedback na temat organizacji spotkania. Czy podobało się to Twoim uczestnikom? Czy program był jasny i czy czuli się zaangażowani? Czy wszyscy mieli wystarczająco dużo czasu, aby spotkać się i porozmawiać o zaproponowanych przez Ciebie tematach?


I love by how interactive flat.social is!

Rafal, organizer @ Creative Jobs